Mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng cần những giấy tờ gì? Hồ sơ mới nhất

Mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng cần những giấy tờ gì? Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ

Mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng cần những giấy tờ gì? Đây là câu hỏi rất phổ biến của chủ doanh nghiệp, chủ kho, đơn vị logistics, người thuê kho và các cơ sở sản xuất khi muốn mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc cho kho hàng.

Trên thực tế, để được báo giá và phát hành hợp đồng bảo hiểm, doanh nghiệp không phải lúc nào cũng cần một bộ hồ sơ giống hệt nhau. Hồ sơ có thể khác nhau tùy theo quy mô kho, loại hàng hóa, giá trị tài sản, tình trạng pháp lý của cơ sở, hệ thống phòng cháy chữa cháy và việc kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp hay đi thuê.

Đối với kho hàng có giá trị lớn, đặc biệt là kho trong khu công nghiệp, kho logistics, kho nhựa, kho gỗ, kho giấy, kho bao bì, kho hóa chất hoặc kho lạnh, doanh nghiệp càng nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để quá trình thẩm định và báo giá diễn ra nhanh hơn.

Năm 2026, khi mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các quy định hiện hành tại Nghị định 105/2025/NĐ-CP và các nội dung được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 220/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. 

Vậy cụ thể mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng cần giấy tờ gì, hồ sơ nào bắt buộc, hồ sơ nào chỉ cần cung cấp khi doanh nghiệp bảo hiểm yêu cầu?

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.

Mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng cần những giấy tờ gì? Hồ sơ mới nhất

1. Mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng cần những giấy tờ gì?

Nếu cần câu trả lời nhanh, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các nhóm hồ sơ sau:

Thông tin pháp lý của doanh nghiệp.
Thông tin địa chỉ và địa điểm kho hàng.
Thông tin về nhà kho và công trình.
Danh mục hàng hóa lưu trữ.
Giá trị tài sản cần bảo hiểm.
Thông tin về hệ thống phòng cháy chữa cháy.
Hồ sơ pháp lý về PCCC nếu thuộc trường hợp phải có.
Sơ đồ hoặc bản vẽ mặt bằng kho.
Thông tin về chủ sở hữu hoặc bên thuê kho.
Thông tin lịch sử tổn thất nếu có.
Hợp đồng thuê kho nếu là kho đi thuê.
Các hồ sơ khác theo yêu cầu thẩm định của doanh nghiệp bảo hiểm.

Không phải tất cả hồ sơ trên đều phải nộp ngay trong mọi trường hợp.

Điểm quan trọng là phải phân biệt giữa:

Hồ sơ để được tư vấn/báo giá

và

Hồ sơ để doanh nghiệp bảo hiểm thẩm định, phát hành hợp đồng/giấy chứng nhận bảo hiểm.

2. Có bắt buộc phải có giấy phép kinh doanh mới mua được bảo hiểm kho hàng không?

Đối với doanh nghiệp, thông tin pháp lý của bên mua bảo hiểm là một trong những thông tin cơ bản cần xác định.

Thông thường doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Tên doanh nghiệp.
Mã số doanh nghiệp/mã số thuế.
Địa chỉ trụ sở.
Người đại diện.
Thông tin liên hệ.
Thông tin người phụ trách bảo hiểm.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp bảo hiểm có thể cần thông tin đăng ký doanh nghiệp để xác định chính xác chủ thể giao kết hợp đồng.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng chỉ cần đưa giấy đăng ký doanh nghiệp là có thể hoàn tất hồ sơ bảo hiểm.

Bởi bảo hiểm cháy nổ kho hàng không chỉ liên quan đến người mua bảo hiểm mà còn liên quan đến:

Địa điểm được bảo hiểm.
Tài sản được bảo hiểm.
Giá trị tài sản.
Hàng hóa.
Rủi ro cháy nổ.
Điều kiện PCCC.

3. Giấy đăng ký doanh nghiệp có phải giấy tờ quan trọng nhất không?

Không.

Giấy đăng ký doanh nghiệp chỉ giúp xác định tư cách pháp lý của bên mua.

Đối với bảo hiểm kho hàng, doanh nghiệp bảo hiểm còn cần biết:

“Kho nào được bảo hiểm?”

“Tài sản nào được bảo hiểm?”

“Giá trị bao nhiêu?”

“Hàng hóa là gì?”

“Nguy cơ cháy nổ như thế nào?”

Ví dụ Công ty A có:

Trụ sở tại TP.HCM.
Nhà máy tại Bình Dương.
Kho nguyên liệu tại Long An.
Kho thành phẩm tại Tây Ninh.

Nếu doanh nghiệp muốn mua bảo hiểm cho kho tại Long An thì giấy đăng ký doanh nghiệp chỉ là thông tin nền.

Địa điểm kho được bảo hiểm phải được xác định rõ ràng trong hồ sơ và hợp đồng.

4. Có cần giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để mua bảo hiểm kho hàng không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ngay khi yêu cầu báo giá.

Tuy nhiên, đối với các hồ sơ lớn hoặc trường hợp cần thẩm định sâu, doanh nghiệp bảo hiểm có thể yêu cầu tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền quản lý đối với tài sản.

Ví dụ:

Kho thuộc sở hữu doanh nghiệp.
Kho thuê dài hạn.
Kho trong khu công nghiệp.
Kho của đơn vị logistics.
Kho thuộc dự án bất động sản công nghiệp.

Tùy từng trường hợp có thể cung cấp:

Giấy tờ về quyền sử dụng đất.
Giấy tờ về công trình.
Hợp đồng thuê.
Biên bản bàn giao.
Hồ sơ chứng minh quyền quản lý/sử dụng.

Mục đích là xác định mối quan hệ của bên mua bảo hiểm với tài sản được bảo hiểm.

5. Kho thuê có cần hợp đồng thuê kho không?

Nên có.

Đây là một trong những giấy tờ đặc biệt quan trọng đối với trường hợp mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng thuê.

Ví dụ:

Công ty A thuê kho của Công ty B.

Trong kho chứa hàng của Công ty A.

Khi mua bảo hiểm, cần phân biệt:

Tài sản của Công ty B

Nhà kho.
Công trình.
Hệ thống điện.
Hệ thống PCCC.
Một số thiết bị cố định.

Tài sản của Công ty A

Hàng hóa.
Máy móc.
Kệ kho.
Xe nâng.
Thiết bị.

Hợp đồng thuê kho giúp xác định trách nhiệm của các bên đối với tài sản.

Đặc biệt, nếu chủ kho yêu cầu bên thuê phải mua bảo hiểm, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ điều khoản này trước khi ký hợp đồng bảo hiểm.

6. Có cần cung cấp danh sách hàng hóa trong kho không?

Có, và đây là một trong những thông tin quan trọng nhất.

Doanh nghiệp nên lập danh sách:

Tên hàng hóa.
Loại hàng.
Giá trị hàng.
Giá trị tồn kho tối đa.
Cách đóng gói.
Hình thức lưu trữ.
Chiều cao xếp hàng.
Số lượng.
Vị trí lưu trữ.

Ví dụ:

Hàng hóa	Giá trị tối đa
Hạt nhựa	20 tỷ
Bao bì carton	10 tỷ
Thành phẩm	15 tỷ
Nguyên liệu	5 tỷ

Tổng giá trị hàng hóa tối đa:

50 tỷ đồng.

Thông tin này rất quan trọng để xác định số tiền bảo hiểm.

7. Tại sao doanh nghiệp bảo hiểm cần biết hàng hóa là gì?

Bởi vì mỗi loại hàng hóa có đặc điểm cháy khác nhau.

Ví dụ:

Thép.
Gạch.
Máy móc.
Giấy.
Carton.
Gỗ.
Nhựa.
Cao su.
Xốp.
Sơn.
Dung môi.
Hóa chất.

Một kho chứa thép không thể đánh giá rủi ro giống kho chứa xốp hoặc dung môi.

Do đó, nếu doanh nghiệp chỉ cung cấp:

“Kho 5.000 m², giá trị 30 tỷ đồng.”

thì thông tin vẫn chưa đủ để đánh giá chính xác.

Nên cung cấp:

“Kho 5.000 m², chứa hạt nhựa, giá trị tồn kho tối đa 30 tỷ đồng, nhà kho kết cấu thép, có sprinkler và hệ thống báo cháy tự động.”

Thông tin càng cụ thể, việc báo giá càng chính xác.

8. Có cần bảng kê tài sản để mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng không?

Đối với kho có giá trị lớn, nên chuẩn bị bảng kê tài sản.

Bảng kê có thể chia thành:

Nhà và công trình

Nhà kho.
Nhà bảo vệ.
Nhà điều hành.
Công trình phụ trợ.

Máy móc thiết bị

Máy móc.
Thiết bị.
Hệ thống điện.
Máy phát điện.

Tài sản cố định

Kệ.
Băng tải.
Thiết bị nâng hạ.

Hàng hóa

Nguyên vật liệu.
Bán thành phẩm.
Thành phẩm.

Việc phân loại này giúp tránh bỏ sót tài sản.

9. Có cần hóa đơn chứng từ chứng minh giá trị hàng hóa không?

Tùy trường hợp.

Khi xác định giá trị tài sản bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm có thể yêu cầu các tài liệu liên quan để chứng minh giá trị.

Đối với hàng hóa, doanh nghiệp có thể chuẩn bị:

Hóa đơn mua hàng.
Phiếu nhập kho.
Sổ kho.
Báo cáo tồn kho.
Danh sách hàng hóa.
Chứng từ kế toán.
Tài liệu định giá.
Các chứng từ hợp lệ khác.

Đối với hàng hóa có giá trị lớn, việc chuẩn bị chứng từ càng quan trọng.

Mục tiêu là xác định:

Giá trị tài sản thực tế cần bảo hiểm.

10. Có cần báo cáo tồn kho không?

Không phải mọi hợp đồng đều yêu cầu báo cáo tồn kho theo cùng một mẫu.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn bảo hiểm hàng hóa trong kho, đặc biệt khi giá trị tồn kho biến động lớn, báo cáo tồn kho là tài liệu rất hữu ích.

Ví dụ:

Tháng 1:

20 tỷ đồng.

Tháng 6:

50 tỷ đồng.

Tháng 12:

80 tỷ đồng.

Nếu doanh nghiệp chỉ mua bảo hiểm theo mức 20 tỷ đồng trong khi tồn kho thường xuyên lên tới 80 tỷ đồng thì cần xem xét lại số tiền bảo hiểm và cơ chế khai báo giá trị hàng hóa.

11. Có cần sơ đồ mặt bằng kho không?

Rất nên có.

Đối với kho lớn, sơ đồ mặt bằng giúp doanh nghiệp bảo hiểm hiểu được:

Vị trí kho.
Khu vực hàng hóa.
Khu vực văn phòng.
Khu vực sản xuất.
Khu vực máy móc.
Tủ điện.
Trạm biến áp.
Phòng kỹ thuật.
Hệ thống PCCC.
Lối thoát hiểm.
Khoang cháy.

Sơ đồ càng rõ thì quá trình đánh giá rủi ro càng thuận lợi.

12. Có cần bản vẽ PCCC không?

Trong trường hợp cơ sở thuộc diện có hồ sơ thẩm định thiết kế về PCCC, các tài liệu liên quan đến PCCC có thể rất quan trọng đối với quá trình thẩm định bảo hiểm.

Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định hệ thống hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC và cứu nạn, cứu hộ của cơ sở có nhiều loại tài liệu liên quan đến thiết kế, nghiệm thu, phương án chữa cháy, kiểm tra PCCC và các hồ sơ khác. 

Đối với kho lớn, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Bản vẽ PCCC.
Hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC nếu thuộc diện.
Hồ sơ nghiệm thu PCCC nếu thuộc diện.
Bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC nếu có yêu cầu.
Tài liệu về hệ thống báo cháy.
Tài liệu về hệ thống chữa cháy.

13. Có cần giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC không?

Tùy tính chất công trình và hồ sơ pháp lý thực tế.

Đối với công trình thuộc diện phải thẩm định, nghiệm thu về PCCC, doanh nghiệp nên cung cấp hồ sơ tương ứng.

Đây là một trong những nhóm tài liệu giúp doanh nghiệp bảo hiểm đánh giá:

Công trình đã được đưa vào sử dụng như thế nào.
Hệ thống PCCC được thiết kế ra sao.
Các yêu cầu PCCC đã được thực hiện đến đâu.
Hiện trạng có phù hợp với hồ sơ hay không.

Không nên tự hiểu rằng mọi kho hàng trên thị trường đều có một loại “giấy nghiệm thu PCCC” giống nhau.

Hồ sơ PCCC phụ thuộc vào thời điểm xây dựng, quy mô, loại công trình và quy định áp dụng.

14. Hồ sơ PCCC nào nên chuẩn bị khi mua bảo hiểm kho hàng?

Một bộ hồ sơ PCCC của cơ sở có thể bao gồm nhiều tài liệu khác nhau.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị, tùy trường hợp:

Hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC.
Hồ sơ nghiệm thu PCCC.
Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.
Hồ sơ quản lý phương tiện PCCC.
Biên bản tự kiểm tra PCCC.
Hồ sơ huấn luyện nghiệp vụ PCCC.
Hồ sơ bảo dưỡng hệ thống PCCC.
Hồ sơ kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
Bản vẽ hệ thống PCCC.
Bản vẽ hoàn công.
Hồ sơ sự cố cháy trước đây nếu có.

Nghị định 105/2025/NĐ-CP hiện quy định nhiều tài liệu trong hồ sơ quản lý PCCC và cứu nạn, cứu hộ của cơ sở, trong đó có phương án chữa cháy, sổ theo dõi phương tiện, biên bản tự kiểm tra, báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC và bản vẽ hoàn công đối với trường hợp thuộc diện phải có. 

15. Có cần phương án chữa cháy khi mua bảo hiểm không?

Đối với cơ sở thuộc diện phải lập và quản lý phương án chữa cháy, đây là tài liệu nên được chuẩn bị.

Phương án chữa cháy giúp thể hiện:

Đặc điểm cơ sở.
Các nguy cơ cháy.
Lối tiếp cận.
Lực lượng tại chỗ.
Phương tiện chữa cháy.
Nguồn nước.
Phương án xử lý khi có sự cố.

Đối với kho hàng lớn, thông tin này đặc biệt hữu ích khi đánh giá rủi ro.

16. Có cần biên bản kiểm tra PCCC gần nhất không?

Nếu có, doanh nghiệp nên cung cấp.

Biên bản kiểm tra có thể giúp doanh nghiệp bảo hiểm biết:

Cơ sở đã được kiểm tra hay chưa.
Có tồn tại thiếu sót nào không.
Có yêu cầu khắc phục nào không.
Hệ thống PCCC đang ở tình trạng nào.

Đối với những kho có giá trị bảo hiểm cao, hồ sơ kiểm tra PCCC thường có ý nghĩa đáng kể trong quá trình thẩm định.

17. Có cần hồ sơ bảo dưỡng hệ thống PCCC không?

Nên có.

Một hệ thống PCCC được lắp đặt nhưng không bảo dưỡng thường xuyên có thể không hoạt động hiệu quả khi xảy ra cháy.

Doanh nghiệp nên lưu:

Nhật ký bảo dưỡng.
Biên bản kiểm tra.
Hồ sơ bảo trì bơm.
Kiểm tra sprinkler.
Kiểm tra báo cháy.
Kiểm tra bình chữa cháy.
Kiểm tra nguồn nước.
Kiểm tra tủ điều khiển.

Đây vừa là tài liệu quản lý rủi ro vừa giúp chứng minh doanh nghiệp có thực hiện công tác phòng ngừa.

18. Có cần danh sách thiết bị PCCC không?

Đối với kho lớn, nên lập danh sách.

Ví dụ:

Thiết bị	Số lượng
Bình chữa cháy	100
Đầu báo khói	250
Đầu phun sprinkler	500
Họng nước	20
Bơm chữa cháy	3
Tủ báo cháy	2

Danh sách này giúp doanh nghiệp bảo hiểm hình dung nhanh về năng lực PCCC của cơ sở.

19. Có cần giấy tờ về hệ thống điện không?

Không phải mọi hợp đồng đều yêu cầu một bộ hồ sơ điện giống nhau.

Tuy nhiên, đối với kho lớn hoặc có rủi ro điện đáng kể, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Sơ đồ điện.
Thông tin trạm biến áp.
Công suất điện.
Hệ thống chống sét.
Tủ điện.
Máy phát điện.
Lịch kiểm tra điện.
Hồ sơ bảo trì.

Cháy do sự cố điện là một trong những vấn đề được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khi quản lý kho.

20. Có cần giấy tờ về chống sét không?

Nếu kho thuộc công trình có hệ thống chống sét, doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin liên quan.

Có thể bao gồm:

Hồ sơ thiết kế.
Hồ sơ kiểm tra.
Kết quả đo điện trở tiếp địa.
Biên bản bảo dưỡng.
Hồ sơ nghiệm thu nếu có.

Đặc biệt đối với kho lớn, nhà xưởng rộng hoặc khu vực có nhiều thiết bị điện, hệ thống chống sét là thông tin hữu ích trong đánh giá rủi ro.

21. Mua bảo hiểm kho hàng cần giấy tờ gì nếu kho nằm trong khu công nghiệp?

Đối với bảo hiểm kho hàng khu công nghiệp, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm các thông tin về:

Hợp đồng thuê đất hoặc thuê nhà xưởng nếu có.
Hợp đồng thuê kho.
Biên bản bàn giao.
Nội quy PCCC của khu công nghiệp.
Hồ sơ PCCC của cơ sở.
Thông tin hệ thống cấp nước chữa cháy.
Thông tin lực lượng PCCC tại khu vực.
Sơ đồ vị trí kho.

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng phải nộp toàn bộ các giấy tờ này.

Tuy nhiên, có sẵn hồ sơ sẽ giúp quá trình thẩm định nhanh hơn.

22. Kho logistics cần chuẩn bị thêm giấy tờ gì?

Kho logistics có điểm đặc biệt là hàng hóa thường thuộc nhiều khách hàng khác nhau.

Do đó, doanh nghiệp logistics nên chuẩn bị:

Hợp đồng dịch vụ kho.
Quy trình tiếp nhận hàng.
Quy trình xuất nhập hàng.
Danh mục loại hàng lưu kho.
Giá trị hàng hóa tối đa.
Danh sách khách hàng nếu cần.
Điều khoản trách nhiệm với hàng hóa.
Thông tin hệ thống quản lý kho.

Nếu mua bảo hiểm trách nhiệm đối với hàng hóa của khách hàng, cần xác định rõ phạm vi trách nhiệm.

23. Hàng hóa của khách hàng có cần giấy tờ riêng không?

Có thể có.

Nếu kho lưu trữ hàng của bên thứ ba, doanh nghiệp cần xác định:

Ai là chủ sở hữu hàng hóa?
Ai có quyền lợi bảo hiểm?
Ai chịu trách nhiệm bảo quản?
Hợp đồng lưu kho quy định trách nhiệm như thế nào?
Giá trị hàng hóa tối đa là bao nhiêu?

Không nên mặc định:

“Tôi là chủ kho nên tất cả hàng hóa trong kho đều được bảo hiểm.”

Bảo hiểm phải xác định rõ đối tượng và quyền lợi bảo hiểm.

24. Mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng thuê cần những giấy tờ gì?

Nếu là kho thuê, nên chuẩn bị:

Nhóm 1: Giấy tờ của doanh nghiệp thuê

Đăng ký doanh nghiệp.
Mã số thuế.
Thông tin người đại diện.

Nhóm 2: Giấy tờ về kho

Hợp đồng thuê kho.
Biên bản bàn giao.
Địa chỉ kho.
Diện tích kho.

Nhóm 3: Giấy tờ hàng hóa

Danh mục hàng.
Giá trị hàng.
Giá trị tồn kho tối đa.

Nhóm 4: Hồ sơ PCCC

Hồ sơ hiện có của kho.
Hồ sơ nghiệm thu nếu thuộc diện.
Hồ sơ kiểm tra PCCC.
Thông tin hệ thống chữa cháy.

Nhóm 5: Hồ sơ tài sản

Nhà kho.
Máy móc.
Kệ.
Thiết bị.

Từ đó doanh nghiệp bảo hiểm mới xác định được tài sản nào thuộc trách nhiệm của bên thuê và tài sản nào thuộc chủ kho.

25. Cá nhân có mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng được không?

Có thể phát sinh trường hợp chủ tài sản là cá nhân hoặc hộ kinh doanh.

Hồ sơ sẽ khác doanh nghiệp.

Thông thường cần:

Giấy tờ định danh theo quy định.
Thông tin tài sản.
Địa điểm kho.
Danh mục hàng hóa.
Giá trị tài sản.
Hồ sơ PCCC nếu thuộc diện.
Các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu.

Nếu kho thuộc cơ sở kinh doanh, cần xác định rõ tình trạng pháp lý của cơ sở.

26. Hộ kinh doanh mua bảo hiểm kho hàng cần giấy tờ gì?

Hộ kinh doanh nên chuẩn bị:

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu có.
Thông tin chủ hộ.
Địa chỉ kho.
Hợp đồng thuê kho nếu thuê.
Danh sách hàng hóa.
Giá trị hàng hóa.
Hồ sơ PCCC.
Thông tin nhà kho.

Đối với hộ kinh doanh có kho nhỏ, hồ sơ có thể đơn giản hơn.

Đối với kho lớn, hồ sơ thẩm định sẽ nhiều hơn.

27. Có cần giấy phép xây dựng để mua bảo hiểm kho hàng không?

Không phải mọi trường hợp đều yêu cầu giấy phép xây dựng như một điều kiện chung để báo giá.

Tuy nhiên, trong quá trình thẩm định tài sản, doanh nghiệp bảo hiểm có thể yêu cầu các tài liệu chứng minh tình trạng pháp lý của công trình tùy từng trường hợp.

Đặc biệt đối với:

Kho xây mới.
Kho cải tạo.
Nhà kho lớn.
Công trình trong khu công nghiệp.
Kho có kết cấu đặc biệt.

Doanh nghiệp nên cung cấp hồ sơ hiện có nếu được yêu cầu.

Xem thêm: bảo hiểm cháy nổ nhà kho hàng hoá

28. Có cần hợp đồng mua bán hàng hóa không?

Thông thường đây không phải là giấy tờ cốt lõi trong mọi trường hợp.

Nhưng nếu cần chứng minh giá trị hàng hóa, doanh nghiệp có thể sử dụng:

Hợp đồng mua bán.
Hóa đơn.
Phiếu nhập kho.
Bảng kê tồn kho.
Chứng từ kế toán.

Mục tiêu không phải là “nộp càng nhiều giấy tờ càng tốt” mà là:

Có đủ tài liệu để xác định đúng tài sản và giá trị tài sản được bảo hiểm.

29. Có cần báo cáo tài chính để mua bảo hiểm kho hàng không?

Thông thường không phải mọi hợp đồng đều yêu cầu báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, với kho có tổng giá trị tài sản rất lớn, doanh nghiệp bảo hiểm có thể cần thêm các tài liệu tài chính hoặc tài liệu chứng minh giá trị tài sản tùy trường hợp.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Bảng cân đối tài sản.
Danh sách tài sản cố định.
Báo cáo tồn kho.
Chứng từ hàng hóa.

Đặc biệt khi số tiền bảo hiểm lên đến hàng trăm tỷ đồng, việc chứng minh giá trị tài sản càng quan trọng.

30. Có cần bảng kê máy móc thiết bị không?

Nếu mua bảo hiểm cả máy móc thiết bị trong kho hoặc cơ sở, nên có.

Bảng kê có thể gồm:

Tài sản	Giá trị
Máy móc	5 tỷ
Xe nâng	2 tỷ
Kệ kho	1 tỷ
Băng tải	1 tỷ
Thiết bị điện	1 tỷ

Tổng:

10 tỷ đồng.

Thông tin này giúp tránh tình trạng doanh nghiệp nghĩ rằng “mua bảo hiểm kho” đồng nghĩa với việc tất cả tài sản đều tự động được bảo hiểm.

31. Có cần ảnh chụp kho hàng không?

Đối với nhiều hồ sơ, ảnh hiện trạng kho rất hữu ích.

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị ảnh:

Mặt tiền kho.
Toàn cảnh kho.
Khu vực hàng hóa.
Kệ hàng.
Hệ thống điện.
Trạm biến áp.
Bình chữa cháy.
Tủ báo cháy.
Sprinkler.
Bơm PCCC.
Bể nước.
Lối thoát hiểm.

Ảnh giúp doanh nghiệp bảo hiểm có thêm cơ sở đánh giá rủi ro, đặc biệt trong giai đoạn báo giá ban đầu.

32. Có cần video quay toàn bộ kho không?

Không phải hồ sơ bắt buộc chung.

Tuy nhiên, với kho lớn hoặc cấu trúc phức tạp, hình ảnh và video hiện trạng có thể hỗ trợ quá trình khảo sát.

Nếu doanh nghiệp muốn báo giá nhanh, có thể gửi:

Video toàn cảnh.
Video khu vực hàng hóa.
Video hệ thống PCCC.
Video hệ thống điện.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bảo hiểm yêu cầu khảo sát thực tế thì video không thay thế hoàn toàn việc khảo sát.

33. Có cần thông tin về lịch sử cháy nổ không?

Có.

Doanh nghiệp nên trung thực cung cấp thông tin về:

Vụ cháy trước đây.
Sự cố điện.
Sự cố máy móc.
Tổn thất tài sản.
Tổn thất hàng hóa.
Các lần yêu cầu bồi thường.

Việc che giấu thông tin có thể gây rủi ro cho chính người mua bảo hiểm.

Nếu kho từng xảy ra cháy, doanh nghiệp nên cung cấp:

Thời điểm.
Nguyên nhân.
Mức thiệt hại.
Biên bản xử lý.
Hồ sơ khắc phục.
Các biện pháp phòng ngừa đã thực hiện sau sự cố.

34. Có cần hồ sơ vụ cháy cũ không?

Nếu kho từng xảy ra cháy hoặc tổn thất lớn, nên lưu và cung cấp khi được yêu cầu:

Biên bản hiện trường.
Kết luận nguyên nhân.
Hồ sơ giám định.
Hồ sơ bồi thường.
Biện pháp khắc phục.

Điều này giúp doanh nghiệp bảo hiểm đánh giá:

Rủi ro trước đây đã được xử lý như thế nào?

35. Hồ sơ mua bảo hiểm khác hồ sơ bồi thường như thế nào?

Đây là điểm rất quan trọng.

Hồ sơ mua bảo hiểm

Mục đích là:

Đánh giá rủi ro và giao kết hợp đồng.

Hồ sơ bồi thường

Mục đích là:

Chứng minh sự kiện bảo hiểm và mức thiệt hại.

Nghị định 67/2023/NĐ-CP quy định doanh nghiệp bảo hiểm phải cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc; giấy chứng nhận phải thể hiện các thông tin như bên mua, người được bảo hiểm, cơ sở, địa điểm, tài sản, số tiền bảo hiểm, mức khấu trừ, thời hạn và phí bảo hiểm. 

Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng và giấy chứng nhận bảo hiểm cẩn thận sau khi mua.

36. Sau khi mua bảo hiểm sẽ nhận được giấy tờ gì?

Thông thường, doanh nghiệp sẽ nhận các tài liệu liên quan đến hợp đồng bảo hiểm theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

Đối với bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc, Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc là tài liệu rất quan trọng.

Theo quy định, giấy chứng nhận phải thể hiện những thông tin cơ bản như:

Tên bên mua.
Người được bảo hiểm.
Cơ sở.
Địa điểm.
Tài sản.
Số tiền bảo hiểm.
Mức khấu trừ.
Thời hạn.
Tỷ lệ phí.
Phí bảo hiểm. 

Doanh nghiệp nên kiểm tra các thông tin này trước khi lưu hồ sơ.

37. Có cần giấy chứng nhận bảo hiểm để chứng minh đã mua bảo hiểm không?

Có ý nghĩa rất quan trọng.

Giấy chứng nhận là một trong những bằng chứng thể hiện việc tham gia bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc.

Do đó, sau khi mua bảo hiểm, doanh nghiệp nên lưu:

Giấy chứng nhận.
Hợp đồng.
Quy tắc/điều khoản bảo hiểm.
Phụ lục.
Danh mục tài sản.
Chứng từ thanh toán phí.

Không nên chỉ lưu email báo giá rồi cho rằng đã hoàn tất việc mua bảo hiểm.

38. Thanh toán phí bảo hiểm có cần giấy tờ gì không?

Doanh nghiệp nên lưu:

Đề nghị thanh toán.
Hóa đơn.
Ủy nhiệm chi.
Chứng từ chuyển khoản.
Biên nhận nếu có.

Việc lưu chứng từ giúp chứng minh quá trình thực hiện nghĩa vụ thanh toán phí theo hợp đồng.

39. Nếu chưa có đầy đủ hồ sơ PCCC có mua được bảo hiểm không?

Không nên trả lời chung rằng “không được”.

Khả năng cấp bảo hiểm phụ thuộc vào:

Loại cơ sở.
Mức độ rủi ro.
Tình trạng hồ sơ.
Quy định pháp luật.
Kết quả thẩm định.
Chính sách của doanh nghiệp bảo hiểm.

Một số hồ sơ có thể được yêu cầu bổ sung trước khi phát hành hoặc trong quá trình thẩm định.

Đối với kho lớn, việc thiếu hồ sơ PCCC có thể làm quá trình đánh giá rủi ro phức tạp hơn.

Vì vậy, tốt nhất là:

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ PCCC hiện có ngay từ đầu.

40. Thiếu giấy tờ có làm phí bảo hiểm cao hơn không?

Không thể khẳng định trong mọi trường hợp rằng cứ thiếu giấy tờ là phí tăng.

Tuy nhiên, thiếu thông tin có thể khiến:

Thẩm định lâu hơn.
Phải khảo sát thực tế.
Phải yêu cầu bổ sung.
Có điều kiện bảo hiểm riêng.
Phải áp dụng biện pháp kiểm soát rủi ro.
Khó xác định chính xác mức phí.

Do đó, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là cách tốt nhất để quá trình báo giá thuận lợi.

41. Mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng có cần kiểm tra thực tế không?

Tùy hồ sơ.

Kho nhỏ

Có thể đơn giản hơn.

Kho giá trị lớn

Có khả năng cần khảo sát.

Kho nguy hiểm cao

Khả năng thẩm định kỹ càng hơn.

Ví dụ:

Kho nhựa.
Kho gỗ.
Kho giấy.
Kho hóa chất.
Kho sơn.
Kho dung môi.
Kho lạnh.
Kho logistics lớn.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị tinh thần cho việc khảo sát nếu giá trị bảo hiểm lớn hoặc rủi ro phức tạp.

42. Những thông tin doanh nghiệp nên gửi ngay khi yêu cầu báo giá

Để không phải trao đổi quá nhiều lần, doanh nghiệp nên gửi một bộ thông tin cơ bản.

Thông tin doanh nghiệp

Tên công ty.
Mã số thuế.
Người liên hệ.

Thông tin kho

Địa chỉ.
Diện tích.
Chiều cao.
Kết cấu.
Năm xây dựng.

Thông tin hàng hóa

Tên hàng.
Giá trị tối đa.
Cách lưu trữ.

Thông tin PCCC

Báo cháy.
Sprinkler.
Bơm.
Bể nước.
Họng nước.

Thông tin tài sản

Nhà kho.
Máy móc.
Thiết bị.
Hàng hóa.

Thông tin hợp đồng

Thời hạn bảo hiểm.
Có yêu cầu của chủ kho/ngân hàng không.
Có cần bảo hiểm mở rộng không.

43. Checklist giấy tờ mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau:

Nhóm A – Hồ sơ pháp lý

☐ Giấy đăng ký doanh nghiệp

☐ Mã số thuế

☐ Thông tin người đại diện

☐ Thông tin người phụ trách bảo hiểm

Nhóm B – Hồ sơ kho

☐ Địa chỉ kho

☐ Diện tích

☐ Kết cấu

☐ Năm xây dựng

☐ Hợp đồng thuê kho nếu có

☐ Biên bản bàn giao nếu có

Nhóm C – Hồ sơ tài sản

☐ Nhà kho

☐ Máy móc

☐ Thiết bị

☐ Kệ kho

☐ Hàng hóa

☐ Giá trị tài sản

Nhóm D – Hồ sơ hàng hóa

☐ Danh mục hàng

☐ Giá trị tồn kho

☐ Giá trị tồn kho tối đa

☐ Hóa đơn/chứng từ nếu cần

☐ Báo cáo tồn kho nếu có

Nhóm E – Hồ sơ PCCC

☐ Hồ sơ thẩm định thiết kế nếu thuộc diện

☐ Hồ sơ nghiệm thu nếu thuộc diện

☐ Phương án chữa cháy

☐ Biên bản kiểm tra PCCC

☐ Hồ sơ bảo dưỡng

☐ Sơ đồ PCCC

☐ Bản vẽ hoàn công nếu có

Nhóm F – Hồ sơ lịch sử rủi ro

☐ Lịch sử cháy

☐ Lịch sử tổn thất

☐ Hồ sơ bồi thường cũ

☐ Biện pháp khắc phục

44. Kho hàng mới xây cần giấy tờ gì?

Kho mới xây thường cần chú ý hơn đến:

Hồ sơ công trình.
Hồ sơ PCCC.
Hồ sơ nghiệm thu.
Bản vẽ.
Thông tin hệ thống điện.
Thông tin hệ thống PCCC.
Danh mục tài sản.
Giá trị xây dựng.
Giá trị hàng hóa dự kiến.

Đặc biệt, nếu kho mới đưa vào hoạt động, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ PCCC ngay từ đầu thay vì đợi đến lúc yêu cầu bảo hiểm mới tìm kiếm.

45. Kho đang hoạt động lâu năm cần giấy tờ gì?

Đối với kho đang hoạt động nhiều năm, ngoài hồ sơ pháp lý ban đầu, doanh nghiệp nên có:

Hồ sơ kiểm tra PCCC gần đây.
Hồ sơ bảo dưỡng.
Hồ sơ cải tạo kho.
Hồ sơ thay đổi hệ thống điện.
Hồ sơ thay đổi công năng.
Danh mục hàng hóa hiện tại.
Lịch sử tổn thất.

Đặc biệt nếu hàng hóa đã thay đổi so với thời điểm kho được xây dựng, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin cho doanh nghiệp bảo hiểm.

46. Nếu thay đổi hàng hóa sau khi mua bảo hiểm thì sao?

Đây là vấn đề doanh nghiệp thường bỏ qua.

Ví dụ ban đầu kho chứa:

thiết bị điện.

Sau đó doanh nghiệp chuyển sang chứa:

nhựa và bao bì.

Mức độ rủi ro có thể thay đổi đáng kể.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự ý thay đổi loại hàng hóa hoặc công năng sử dụng kho mà không xem xét nghĩa vụ thông báo theo hợp đồng bảo hiểm.

Nếu thay đổi đáng kể, nên liên hệ doanh nghiệp bảo hiểm để xác nhận.

47. Nếu giá trị hàng hóa tăng sau khi mua bảo hiểm thì sao?

Ví dụ ban đầu:

Hàng hóa 30 tỷ.

Sau mùa cao điểm:

Hàng hóa 80 tỷ.

Nếu hợp đồng chỉ bảo hiểm 30 tỷ, doanh nghiệp cần xem xét việc điều chỉnh số tiền bảo hiểm hoặc cơ chế khai báo giá trị hàng hóa.

Không nên đợi đến khi cháy xảy ra mới phát hiện giá trị hàng thực tế cao hơn rất nhiều so với số tiền bảo hiểm.

48. Có cần kê khai giá trị hàng tồn kho cao nhất không?

Nên xác định giá trị tồn kho tối đa hoặc cơ chế xác định giá trị hàng hóa phù hợp với thực tế kinh doanh.

Ví dụ:

Bình thường: 30 tỷ.
Mùa cao điểm: 80 tỷ.
Cuối năm: 100 tỷ.

Nếu chỉ lấy mức bình thường làm cơ sở bảo hiểm, doanh nghiệp có thể gặp vấn đề khi tổn thất xảy ra đúng lúc lượng hàng tăng cao.

Do đó, khi mua bảo hiểm, nên trao đổi rõ với doanh nghiệp bảo hiểm về:

Giá trị tồn kho bình quân.
Giá trị tồn kho tối đa.
Biến động theo mùa.
Cách điều chỉnh số tiền bảo hiểm.

49. Mua bảo hiểm cháy nổ kho hàng có cần giấy tờ của chủ kho không?

Nếu doanh nghiệp là bên thuê kho, trong một số trường hợp có thể cần thông tin hoặc tài liệu liên quan đến chủ kho để xác định:

Quyền sở hữu.
Trách nhiệm bảo trì.
Trách nhiệm PCCC.
Trách nhiệm đối với công trình.
Nghĩa vụ mua bảo hiểm.

Không phải lúc nào cũng cần toàn bộ giấy tờ của chủ kho.

Tuy nhiên, hợp đồng thuê là tài liệu rất quan trọng.

50. Chủ kho và người thuê kho có thể cùng mua bảo hiểm không?

Có thể thiết kế chương trình bảo hiểm phù hợp tùy quyền lợi của mỗi bên.

Ví dụ:

Chủ kho:

Bảo hiểm nhà kho và tài sản của chủ kho.

Người thuê:

Bảo hiểm hàng hóa và tài sản của người thuê.

Đơn vị logistics:

Có thể xem xét thêm trách nhiệm đối với hàng hóa của khách hàng.

Cách làm này giúp tránh việc một hợp đồng bảo hiểm “ôm” quá nhiều tài sản nhưng không xác định rõ quyền lợi của từng chủ thể.

51. Có cần giấy tờ ngân hàng nếu kho hàng thế chấp không?

Nếu tài sản được thế chấp hoặc ngân hàng yêu cầu mua bảo hiểm, doanh nghiệp nên thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm.

Có thể phát sinh yêu cầu liên quan đến:

Ngân hàng nhận thế chấp.
Điều khoản người thụ hưởng.
Quyền lợi liên quan đến tài sản bảo đảm.
Văn bản yêu cầu bảo hiểm.

Doanh nghiệp nên cung cấp yêu cầu của ngân hàng để doanh nghiệp bảo hiểm tư vấn cách thể hiện phù hợp trên hợp đồng hoặc giấy chứng nhận.

52. Có cần giấy tờ của khách hàng khi bảo hiểm hàng hóa trong kho logistics không?

Tùy cấu trúc hợp đồng.

Nếu hàng hóa thuộc nhiều khách hàng, doanh nghiệp logistics nên có:

Hợp đồng lưu kho.
Điều kiện dịch vụ.
Danh sách hàng hóa.
Giá trị hàng hóa.
Quy định trách nhiệm.

Điều này rất quan trọng vì bảo hiểm tài sản và trách nhiệm pháp lý là hai vấn đề khác nhau.

53. Bảo hiểm cháy nổ kho hàng có bảo hiểm hàng hóa của khách hàng không?

Không nên mặc định.

Ví dụ:

Công ty A có kho.

Công ty B gửi 20 tỷ hàng vào kho.

Công ty A mua bảo hiểm cho nhà kho.

Nếu hợp đồng chỉ xác định tài sản được bảo hiểm là nhà kho của A thì không thể mặc nhiên kết luận 20 tỷ hàng của B cũng được bảo hiểm.

Đây là lý do khi mua bảo hiểm cần ghi rõ:

Tài sản được bảo hiểm là gì?

54. Có cần giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hàng hóa không?

Trong những trường hợp cần xác minh quyền lợi bảo hiểm hoặc giá trị hàng hóa, doanh nghiệp có thể cần cung cấp tài liệu chứng minh.

Ví dụ:

Hóa đơn.
Hợp đồng mua bán.
Phiếu nhập kho.
Chứng từ nhập khẩu.
Sổ kho.
Tài liệu kế toán.

Đặc biệt với hàng hóa có giá trị rất lớn, việc quản lý chứng từ càng quan trọng.

55. Hồ sơ mua bảo hiểm kho hàng nên gửi dưới dạng nào?

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ điện tử để gửi trước:

PDF.
Excel.
Hình ảnh.
Bản scan.
Bản vẽ điện tử.

Ví dụ:

01 file PDF: Hồ sơ PCCC.

01 file Excel: Danh mục tài sản.

01 file Excel: Danh sách hàng hóa.

01 folder ảnh: Hiện trạng kho.

01 file PDF: Hợp đồng thuê.

Cách sắp xếp này giúp chuyên viên bảo hiểm kiểm tra nhanh hơn.