Bảo quản hàng hóa trong kho: Quy trình và điều kiện bảo quản chi tiết

Bảo quản hàng hóa trong kho: Quy trình, điều kiện và cách hạn chế hư hỏng

Bảo quản hàng hóa trong kho là một trong những công việc quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, thương mại, phân phối, logistics và các đơn vị sử dụng kho lưu trữ hàng hóa. Hàng hóa dù có giá trị cao đến đâu nhưng nếu điều kiện kho không phù hợp, sắp xếp sai cách hoặc không kiểm soát được nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nước, cháy nổ thì vẫn có thể bị hư hỏng, giảm chất lượng hoặc mất giá trị sử dụng.

Một kho hàng được tổ chức tốt không chỉ cần quản lý số lượng nhập – xuất – tồn mà còn phải kiểm soát điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho. Tùy từng loại hàng, yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió, khoảng cách xếp hàng, bao bì, vệ sinh và phòng cháy chữa cháy có thể khác nhau.

Đặc biệt, với các kho có hàng hóa dễ cháy, hàng điện tử, thực phẩm, dược phẩm, nguyên vật liệu, hàng nông sản, hàng may mặc hoặc hàng có giá trị cao, việc xây dựng phương án bảo quản phù hợp càng quan trọng.

Bảo quản hàng hóa trong kho: Quy trình và điều kiện bảo quản chi tiết

Bảo quản hàng hóa trong kho là gì?

Bảo quản hàng hóa trong kho là quá trình tổ chức, sắp xếp, kiểm soát và duy trì điều kiện phù hợp nhằm giữ cho hàng hóa không bị hư hỏng, biến chất, mất mát hoặc giảm giá trị trong thời gian lưu trữ.

Hoạt động này thường bao gồm:

Kiểm soát nhiệt độ.
Kiểm soát độ ẩm.
Kiểm soát ánh sáng.
Thông gió.
Vệ sinh kho.
Phòng chống côn trùng.
Phòng chống chuột.
Sắp xếp hàng hóa.
Kiểm soát bao bì.
Kiểm tra tình trạng hàng.
Kiểm soát thời gian lưu kho.
Phòng ngừa cháy nổ.
Phòng ngừa nước và ngập.
Kiểm soát người ra vào.
Theo dõi hàng hóa có nguy cơ hư hỏng.

Mục tiêu cuối cùng là duy trì chất lượng hàng hóa trong suốt thời gian nằm tại kho.

Vì sao cần bảo quản hàng hóa trong kho đúng cách?

Hàng hóa trong kho có thể chịu tác động của rất nhiều yếu tố.

Một số nguyên nhân đến từ môi trường như:

Nhiệt độ cao.
Độ ẩm lớn.
Mưa.
Nước ngập.
Ánh nắng.
Bụi.
Côn trùng.
Chuột.
Nấm mốc.

Một số nguyên nhân đến từ con người:

Xếp hàng quá cao.
Xếp sai vị trí.
Làm rơi hàng.
Va chạm xe nâng.
Không kiểm tra định kỳ.
Không xử lý hàng hư hỏng kịp thời.
Để hàng sát tường hoặc sát nền.
Không tuân thủ quy định an toàn.

Ngoài ra còn có những rủi ro lớn như cháy, nổ hoặc sự cố hệ thống điện.

Nếu không có quy trình bảo quản hàng hóa trong kho, doanh nghiệp có thể phải chịu chi phí:

Hủy hàng.
Đổi hàng.
Giảm giá bán.
Sửa chữa.
Vệ sinh.
Xử lý hàng lỗi.
Bồi thường cho khách hàng.
Gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Vì vậy, bảo quản hàng hóa không đơn thuần là việc “để hàng vào kho” mà là một hoạt động quản trị rủi ro quan trọng.

Nguyên tắc cơ bản khi bảo quản hàng hóa trong kho

Một hệ thống bảo quản hàng hóa hiệu quả thường cần tuân thủ nhiều nguyên tắc.

Phân loại hàng hóa trước khi lưu kho

Không nên đưa tất cả hàng hóa vào cùng một khu vực.

Cần phân loại theo:

Tính chất sản phẩm.
Kích thước.
Trọng lượng.
Giá trị.
Điều kiện nhiệt độ.
Độ ẩm.
Khả năng cháy.
Hạn sử dụng.
Tính tương thích giữa các loại hàng.

Việc phân loại giúp lựa chọn phương pháp bảo quản phù hợp.

Sắp xếp theo khu vực

Kho nên được chia thành những khu vực chức năng rõ ràng.

Ví dụ:

Khu tiếp nhận.
Khu kiểm tra.
Khu hàng đạt.
Khu hàng chờ xử lý.
Khu hàng xuất.
Khu hàng trả về.
Khu hàng lỗi.
Khu hàng dễ cháy.
Khu hàng có giá trị cao.

Tùy loại kho, doanh nghiệp có thể thiết kế thêm những khu vực chuyên biệt.

Không để hàng tiếp xúc trực tiếp với nền

Đây là nguyên tắc quan trọng đối với nhiều loại hàng.

Sử dụng:

Pallet.
Kệ.
Giá đỡ.
Thùng chứa.

có thể giúp hạn chế tác động của hơi ẩm, nước và bụi từ nền kho.

Không xếp hàng sát tường

Khoảng cách phù hợp giúp:

Kiểm tra hàng dễ hơn.
Vệ sinh thuận tiện.
Phát hiện côn trùng.
Hạn chế ẩm mốc.
Tạo điều kiện thông gió.
Thuận tiện xử lý khi có sự cố.

Điều kiện nhiệt độ khi bảo quản hàng hóa trong kho

Nhiệt độ có ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều loại hàng.

Nếu nhiệt độ quá cao, một số sản phẩm có thể:

Biến dạng.
Chảy.
Mất chất lượng.
Giảm tuổi thọ.
Thay đổi tính chất.

Đối với một số hàng đặc thù, nhiệt độ thấp hoặc ổn định lại là yêu cầu bắt buộc.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định điều kiện bảo quản dựa trên đặc tính của từng sản phẩm.

Không nên áp dụng một mức nhiệt độ chung cho tất cả hàng hóa.

Kho thường

Các loại hàng thông thường có thể được lưu trữ trong kho khô ráo, sạch sẽ, thông thoáng và tránh ánh nắng trực tiếp.

Kho mát

Kho mát phù hợp với những nhóm hàng cần duy trì nhiệt độ thấp hơn điều kiện môi trường thông thường.

Kho lạnh

Một số thực phẩm, nguyên liệu hoặc sản phẩm đặc thù cần bảo quản trong điều kiện lạnh.

Kho lạnh cần kiểm soát:

Nhiệt độ.
Độ ẩm.
Nguồn điện.
Thiết bị làm lạnh.
Cửa kho.
Hệ thống cảnh báo.
Máy phát điện dự phòng nếu cần.

Độ ẩm và bảo quản hàng hóa trong kho

Độ ẩm cao là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hàng hóa xuống cấp.

Đặc biệt với:

Giấy.
Bao bì carton.
Vải.
Quần áo.
Gỗ.
Nông sản.
Linh kiện.
Thiết bị điện tử.
Kim loại.

Độ ẩm có thể tạo điều kiện cho:

Nấm mốc.
Ăn mòn.
Biến dạng.
Hỏng bao bì.
Giảm chất lượng sản phẩm.

Do đó, kho cần được kiểm tra định kỳ về độ ẩm.

Trong mùa mưa, cần tăng tần suất kiểm tra đối với những kho nằm tại khu vực có độ ẩm cao.

Cách chống ẩm khi bảo quản hàng hóa trong kho

Một số biện pháp thường được áp dụng:

Sử dụng pallet.
Không để hàng trực tiếp xuống nền.
Kiểm tra mái kho.
Kiểm tra tường kho.
Xử lý vị trí có nước thấm.
Tăng cường thông gió khi phù hợp.
Sử dụng thiết bị hút ẩm đối với kho cần kiểm soát.
Kiểm tra bao bì.
Kiểm tra khu vực dễ đọng nước.
Không để hàng sát tường.

Đối với hàng nhạy cảm với độ ẩm, cần có phương án bảo quản riêng.

Ánh sáng và bảo quản hàng hóa

Ánh sáng trực tiếp có thể ảnh hưởng đến một số sản phẩm.

Một số loại hàng có thể bị:

Phai màu.
Biến đổi bao bì.
Giảm chất lượng.
Biến đổi tính chất do nhiệt.

Do đó, hàng hóa nhạy cảm với ánh sáng cần được lưu trữ tại vị trí phù hợp.

Kho cũng nên hạn chế để ánh nắng chiếu trực tiếp trong thời gian dài.

Thông gió trong kho hàng

Thông gió giúp giảm tình trạng không khí tù đọng và hỗ trợ kiểm soát độ ẩm.

Một kho hàng thông thoáng có thể giúp:

Giảm hơi ẩm.
Hạn chế mùi.
Hạn chế nấm mốc.
Cải thiện môi trường làm việc.
Hỗ trợ kiểm tra hàng.

Tuy nhiên, thông gió phải phù hợp với đặc tính hàng hóa.

Một số hàng cần môi trường kiểm soát chặt chẽ về nhiệt độ và độ ẩm thì không thể chỉ dựa vào thông gió tự nhiên.

Bảo quản hàng hóa trong kho theo từng nhóm

Không phải tất cả hàng hóa đều được bảo quản giống nhau.

Bảo quản hàng điện tử

Hàng điện tử thường nhạy cảm với:

Độ ẩm.
Nước.
Tĩnh điện.
Nhiệt độ.
Bụi.
Va đập.

Do đó, kho điện tử cần đặc biệt chú ý đến:

Bao bì.
Độ ẩm.
Chống tĩnh điện nếu cần.
Kệ hàng.
Pallet.
An ninh.
Camera.

Bảo quản hàng may mặc

Quần áo, vải và hàng dệt may cần được giữ trong môi trường:

Khô ráo.
Sạch.
Không bị nước thấm.
Hạn chế bụi.
Hạn chế côn trùng.

Hàng dệt may cũng cần được xếp để tránh nén quá mức hoặc gây biến dạng sản phẩm.

Bảo quản giấy và carton

Giấy rất nhạy cảm với nước và độ ẩm.

Kho giấy nên:

Có nền cao ráo.
Sử dụng pallet.
Không để gần khu vực có nước.
Kiểm tra mái.
Kiểm tra độ ẩm.
Hạn chế nguồn nhiệt.
Thực hiện nghiêm các biện pháp phòng cháy.

Đây cũng là nhóm hàng cần đặc biệt chú ý đến nguy cơ cháy.

Bảo quản hàng gỗ

Gỗ có thể bị:

Mốc.
Mọt.
Cong vênh.
Nứt.
Biến đổi do độ ẩm.

Cần lựa chọn khu vực lưu trữ phù hợp và hạn chế tiếp xúc trực tiếp với nước.

Bảo quản hàng nhựa

Nhựa có thể chịu ảnh hưởng bởi nhiệt độ cao, ánh nắng hoặc nguồn nhiệt tùy loại sản phẩm.

Kho nhựa cũng cần chú trọng phòng cháy chữa cháy vì một số sản phẩm nhựa có khả năng tạo ra đám cháy lớn khi xảy ra sự cố.

Bảo quản hàng thực phẩm

Thực phẩm cần được phân loại theo yêu cầu bảo quản.

Có thể có nhóm:

Hàng khô.
Hàng cần mát.
Hàng đông lạnh.
Hàng có hạn sử dụng ngắn.

Cần kiểm soát chặt chẽ:

Nhiệt độ.
Độ ẩm.
Vệ sinh.
Côn trùng.
Hạn sử dụng.
Bao bì.

Bảo quản hàng nông sản

Nông sản thường nhạy cảm với:

Độ ẩm.
Nhiệt độ.
Côn trùng.
Nấm mốc.
Thông gió.

Nếu lưu kho lâu, doanh nghiệp cần theo dõi chất lượng định kỳ.

Bảo quản hàng hóa trong kho lạnh

Kho lạnh là loại kho có yêu cầu cao về điều kiện vận hành.

Một quy trình bảo quản hàng hóa trong kho lạnh cần kiểm soát:

Nhiệt độ

Nhiệt độ phải phù hợp với nhóm hàng.

Cửa kho

Không nên mở cửa quá lâu nếu việc này ảnh hưởng đến điều kiện nhiệt độ.

Hệ thống lạnh

Cần kiểm tra định kỳ máy nén, quạt, dàn lạnh và các thiết bị liên quan.

Nguồn điện

Sự cố mất điện có thể gây ảnh hưởng đến hàng hóa nếu thời gian kéo dài.

Hàng hóa

Không nên chất hàng vượt quá khả năng lưu thông không khí hoặc che chắn thiết bị lạnh.

Bảo quản hàng hóa trong kho bằng pallet

Pallet là công cụ phổ biến trong nhiều kho hàng.

Sử dụng pallet giúp:

Nâng hàng khỏi nền.
Thuận tiện xe nâng.
Tạo khoảng cách với nước.
Dễ vệ sinh.
Dễ kiểm kê.
Dễ di chuyển.

Tuy nhiên, pallet cũng cần được kiểm tra.

Không nên sử dụng pallet:

Gãy.
Mục.
Cong.
Không chịu được tải.
Có dấu hiệu mất an toàn.

Đối với kho có yêu cầu vệ sinh cao, cần lựa chọn loại pallet phù hợp.

Cách xếp hàng trong kho để hạn chế hư hỏng

Xếp đúng tải trọng

Không xếp vượt khả năng chịu tải của:

Kệ.
Pallet.
Sàn.
Bao bì.

Hàng nặng ở dưới

Hàng nặng thường được bố trí ở vị trí thấp hơn hàng nhẹ nhằm giảm nguy cơ đổ hoặc biến dạng.

Hàng dễ vỡ

Cần có khu vực hoặc ký hiệu phù hợp.

Hàng dễ cháy

Cần phân khu và kiểm soát nguồn nhiệt, nguồn lửa theo phương án an toàn của kho.

Hàng có hạn sử dụng

Cần bố trí sao cho dễ nhận diện và lấy ra theo thứ tự phù hợp.

Nguyên tắc FIFO và FEFO khi bảo quản hàng hóa

FIFO là gì?

FIFO là nguyên tắc hàng nhập trước được ưu tiên xuất trước.

Phương pháp này phù hợp với nhiều nhóm hàng có thời gian lưu kho thông thường.

FEFO là gì?

FEFO là nguyên tắc hàng có hạn sử dụng gần hơn được ưu tiên xuất trước.

Đặc biệt phù hợp với:

Thực phẩm.
Dược phẩm.
Mỹ phẩm.
Một số sản phẩm có hạn sử dụng.

Áp dụng đúng nguyên tắc giúp hạn chế tình trạng hàng tồn quá lâu.

Bảo quản hàng hóa trong kho và kiểm soát hạn sử dụng

Đối với hàng có hạn sử dụng, doanh nghiệp cần quản lý:

Ngày nhập.
Ngày sản xuất.
Hạn sử dụng.
Lô hàng.
Số lượng.
Vị trí.
Tình trạng.

Nên có cảnh báo đối với những lô hàng sắp hết hạn.

Nếu chỉ quản lý tổng số lượng mà không theo dõi lô hàng, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng hàng tồn lâu trong khi lô mới liên tục được nhập vào.

Kiểm tra hàng hóa định kỳ trong kho

Không nên chỉ kiểm tra khi xuất hàng.

Kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm:

Bao bì rách.
Hàng bị ẩm.
Hàng mốc.
Hàng biến dạng.
Côn trùng.
Chuột.
Nước thấm.
Hàng thiếu.
Hàng sai vị trí.

Tần suất kiểm tra phụ thuộc vào loại hàng và điều kiện kho.

Hàng có độ nhạy cao cần được kiểm tra thường xuyên hơn.

Bảo quản hàng hóa trong kho vào mùa mưa

Mùa mưa là thời điểm nguy cơ hư hỏng hàng hóa tăng lên.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

Mái kho.
Máng thoát nước.
Cửa kho.
Nền kho.
Khu vực thấp.
Hệ thống điện.
Máy bơm.
Hệ thống chống ngập.

Đặc biệt cần chú ý những kho:

Gần sông.
Gần kênh rạch.
Khu vực thấp.
Khu công nghiệp.
Khu vực thường xuyên ngập.

Hàng hóa nên được kê cao hơn nền và bố trí hợp lý để hạn chế thiệt hại nếu nước bất ngờ tràn vào.

Xem thêm: bảo hiểm cháy nổ kho hàng ở tphcm

Bảo quản hàng hóa trong kho chống ngập

Phòng ngừa nước là một phần quan trọng của quản lý kho.

Một số biện pháp có thể thực hiện:

Nâng nền kho.
Sử dụng pallet.
Kiểm tra cửa kho.
Lắp rãnh thoát nước.
Kiểm tra hệ thống thoát nước.
Chuẩn bị máy bơm.
Có phương án di chuyển hàng lên cao.
Theo dõi dự báo mưa lớn.
Xác định khu vực hàng có giá trị cao.

Không nên chờ đến khi nước bắt đầu tràn vào mới tìm cách xử lý.

Phòng cháy chữa cháy khi bảo quản hàng hóa trong kho

Đối với nhiều doanh nghiệp, nguy cơ cháy là một trong những rủi ro nghiêm trọng nhất đối với kho hàng.

Đặc biệt cần chú ý nếu kho chứa:

Giấy.
Carton.
Vải.
Gỗ.
Nhựa.
Bao bì.
Hàng dễ cháy.
Dung môi hoặc vật liệu có tính chất đặc thù.

Kho cần thực hiện các biện pháp an toàn phù hợp với tính chất hàng hóa và quy định áp dụng.

Cần kiểm soát:

Nguồn điện.
Nguồn nhiệt.
Thiết bị sinh lửa.
Lối thoát.
Thiết bị chữa cháy.
Khoảng cách giữa các khu vực.
Việc sạc thiết bị điện.
Công việc hàn cắt.

Không nên để hàng hóa che chắn lối đi hoặc khu vực thiết bị PCCC.

Kho hàng cần tránh những nguồn nguy hiểm nào?

Một số nguồn nguy hiểm cần được kiểm soát:

Hút thuốc.
Hàn cắt.
Chập điện.
Quá tải điện.
Thiết bị sinh nhiệt.
Pin hoặc thiết bị điện bị hỏng.
Sạc xe nâng không đúng khu vực.
Lưu trữ hàng không phù hợp.

Đối với kho chứa hàng dễ cháy, việc kiểm soát nguồn lửa và nguồn nhiệt càng quan trọng.

Bảo quản hàng hóa trong kho và kiểm soát côn trùng

Côn trùng có thể gây thiệt hại lớn cho:

Thực phẩm.
Nông sản.
Giấy.
Gỗ.
Vải.
Bao bì.

Doanh nghiệp nên duy trì:

Vệ sinh kho.
Kiểm tra góc khuất.
Kiểm tra bao bì.
Kiểm soát rác.
Kiểm soát nước đọng.
Kiểm tra dấu hiệu côn trùng.

Không nên để thức ăn, rác hoặc vật liệu thừa tồn tại lâu trong kho.

Bảo quản hàng hóa trong kho chống chuột

Chuột có thể:

Cắn bao bì.
Làm hỏng hàng.
Cắn dây điện.
Gây mất vệ sinh.
Làm phát sinh nguy cơ cháy nếu tác động đến hệ thống điện.

Kho cần kiểm tra các vị trí:

Cửa.
Khe tường.
Cống.
Góc khuất.
Khu vực chứa rác.
Khu vực ít người qua lại.

Cần có biện pháp kiểm soát phù hợp với đặc điểm kho và hàng hóa.

Vệ sinh kho hàng

Một kho sạch giúp giảm nhiều nguy cơ.

Nên xây dựng lịch:

Quét dọn.
Lau sàn.
Thu gom rác.
Kiểm tra bụi.
Kiểm tra côn trùng.
Kiểm tra nước đọng.
Kiểm tra khu vực kệ.

Không nên để việc vệ sinh phụ thuộc hoàn toàn vào cảm tính của nhân viên.

Bảo quản hàng hóa trong kho bằng mã vị trí

Mỗi khu vực trong kho nên có mã vị trí rõ ràng.

Ví dụ:

Khu A.
Dãy A01.
Kệ A01-01.
Tầng A01-01-02.

Cách đánh mã giúp nhân viên:

Tìm hàng nhanh.
Đặt hàng đúng vị trí.
Kiểm kê dễ.
Giảm nhầm lẫn.
Kiểm soát tồn kho.

Đối với kho lớn, có thể kết hợp mã vị trí với barcode hoặc QR.

Sử dụng phần mềm để quản lý bảo quản hàng hóa

Phần mềm kho có thể hỗ trợ theo dõi:

Số lượng.
Vị trí.
Lô hàng.
Hạn sử dụng.
Ngày nhập.
Ngày xuất.
Tình trạng hàng.

Tuy nhiên, phần mềm không thể thay thế hoàn toàn việc kiểm tra thực tế.

Một hệ thống hiệu quả thường kết hợp:

Dữ liệu trên hệ thống + kiểm tra thực tế + quy trình vận hành.

Bảo quản hàng hóa trong kho và quản lý hàng giá trị cao

Hàng có giá trị lớn cần có biện pháp kiểm soát bổ sung.

Ví dụ:

Điện thoại.
Máy tính.
Linh kiện.
Thiết bị điện tử.
Máy móc.
Hàng xa xỉ.
Nguyên liệu có giá trị cao.

Có thể áp dụng:

Camera.
Kiểm soát người ra vào.
Phân quyền.
Khu vực riêng.
Kiểm kê thường xuyên.
Niêm phong.
Theo dõi xuất nhập chi tiết.

Quản lý hàng dễ vỡ trong kho

Hàng dễ vỡ cần được nhận diện ngay từ khâu nhập.

Cần kiểm tra:

Bao bì.
Tình trạng sản phẩm.
Ký hiệu.
Cách xếp.
Trọng lượng phía trên.
Cách vận chuyển nội bộ.

Không nên đặt hàng nặng lên trên hàng dễ vỡ.

Bảo quản hàng hóa trong kho và bao bì

Bao bì có vai trò bảo vệ sản phẩm trong suốt thời gian lưu kho.

Bao bì cần được kiểm tra:

Rách.
Thủng.
Ướt.
Mốc.
Biến dạng.
Mất nhãn.
Hở miệng.

Nếu phát hiện bao bì hư hỏng, cần đánh giá tình trạng sản phẩm bên trong.

Không nên chỉ nhìn bên ngoài rồi tiếp tục xếp hàng vào kho.

Bảo quản hàng hóa trong kho và việc phân khu hàng hư hỏng

Hàng bị lỗi, hỏng hoặc nghi ngờ chất lượng không nên để lẫn với hàng đạt.

Nên có khu vực:

Hàng chờ xử lý / hàng lỗi / hàng trả về.

Điều này giúp tránh:

Xuất nhầm.
Bán nhầm.
Trộn lẫn lô hàng.
Mất kiểm soát chất lượng.

Những sai lầm thường gặp khi bảo quản hàng hóa trong kho

Đặt hàng trực tiếp xuống nền

Đây là một lỗi phổ biến.

Nền kho có thể xuất hiện:

Nước.
Hơi ẩm.
Bụi.
Hóa chất.
Côn trùng.

Xếp hàng quá sát nhau

Xếp quá chặt có thể gây khó khăn khi kiểm tra và thông gió.

Xếp quá cao

Hàng có thể đổ hoặc gây nguy hiểm cho người làm việc.

Không kiểm tra mái kho

Một vị trí dột nhỏ cũng có thể làm hư một lượng hàng lớn.

Không kiểm tra định kỳ

Hàng có thể hư hỏng trong thời gian dài mà không được phát hiện.

Không phân loại

Hàng dễ cháy, hàng thực phẩm, hàng hóa chất hoặc hàng nhạy cảm không nên quản lý giống nhau.

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho chuẩn

Một quy trình cơ bản có thể triển khai như sau:

Bước 1: Tiếp nhận hàng

Kiểm tra số lượng và tình trạng bao bì.

Bước 2: Phân loại

Xác định tính chất và điều kiện bảo quản.

Bước 3: Gán vị trí

Đưa hàng đến khu vực phù hợp.

Bước 4: Sắp xếp

Sử dụng pallet, kệ và phương tiện phù hợp.

Bước 5: Kiểm soát môi trường

Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm và các yếu tố liên quan.

Bước 6: Kiểm tra định kỳ

Kiểm tra tình trạng hàng và kho.

Bước 7: Xử lý bất thường

Tách hàng hư hỏng hoặc có dấu hiệu bất thường.

Bước 8: Xuất hàng

Áp dụng FIFO hoặc FEFO tùy nhóm hàng.

Bước 9: Kiểm kê

Đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống.

Bước 10: Đánh giá

Phân tích nguyên nhân hàng hư hỏng và điều chỉnh phương án bảo quản.

Checklist bảo quản hàng hóa trong kho

Doanh nghiệp có thể xây dựng checklist gồm:

Mỗi ngày

Kiểm tra nền kho.
Kiểm tra nước.
Kiểm tra cửa.
Kiểm tra hàng dễ hư.
Kiểm tra nhiệt độ nếu cần.
Kiểm tra sự cố bất thường.

Mỗi tuần

Kiểm tra kệ.
Kiểm tra pallet.
Kiểm tra mái.
Kiểm tra côn trùng.
Kiểm tra bao bì.
Kiểm tra khu vực hàng giá trị cao.

Định kỳ

Kiểm tra hệ thống điện.
Kiểm tra thiết bị PCCC.
Kiểm tra mái và hệ thống thoát nước.
Kiểm kê hàng.
Đánh giá tổn thất.
Cập nhật phương án bảo quản.

Bảo quản hàng hóa trong kho và bảo hiểm kho hàng

Bảo quản đúng cách giúp giảm nguy cơ tổn thất, nhưng không thể loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro.

Kho hàng vẫn có thể xảy ra:

Cháy.
Nổ.
Mưa bão.
Ngập nước.
Thiên tai.
Sự cố bất ngờ.
Các rủi ro khác tùy điều kiện thực tế.

Doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn có thể cân nhắc giải pháp bảo hiểm hàng hóa trong kho hoặc các loại hình bảo hiểm tài sản phù hợp với nhu cầu và phạm vi rủi ro.

Khi tìm hiểu bảo hiểm, cần xác định rõ:

Tài sản nào được bảo hiểm.
Hàng hóa nào được bảo hiểm.
Giá trị hàng hóa.
Địa điểm bảo hiểm.
Rủi ro được bảo hiểm.
Điều khoản loại trừ.
Mức khấu trừ hoặc miễn thường nếu có.
Quy trình xử lý tổn thất.

Bảo hiểm và bảo quản hàng hóa là hai giải pháp khác nhau nhưng có thể kết hợp trong chiến lược quản trị rủi ro.

Bảo quản tốt giúp giảm khả năng xảy ra tổn thất; bảo hiểm giúp doanh nghiệp có thêm công cụ quản lý hậu quả tài chính của những rủi ro thuộc phạm vi bảo hiểm.

Bảo quản hàng hóa trong kho có cần mua bảo hiểm không?

Không nên xem bảo hiểm là giải pháp thay thế cho công tác bảo quản.

Doanh nghiệp vẫn phải:

Bảo quản hàng đúng cách.
Phòng cháy.
Chống ngập.
Kiểm soát hàng.
Kiểm kê.
Đảm bảo an toàn.

Bảo hiểm chỉ là một lớp bảo vệ tài chính bổ sung.

Đối với kho có tổng giá trị hàng hóa lớn, doanh nghiệp nên đánh giá rủi ro và lựa chọn phạm vi bảo hiểm phù hợp.

Những kho hàng nên đặc biệt chú trọng công tác bảo quản

Kho nhà xưởng

Kho trong nhà máy thường chứa nhiều nguyên vật liệu và thành phẩm.

Cần chú ý:

PCCC.
Xe nâng.
Điện.
Kệ hàng.
Ngập nước.
Bụi.
Nhiệt độ.

Kho logistics

Kho logistics thường có lượng hàng lớn, luân chuyển liên tục.

Cần kiểm soát:

Mã vị trí.
Tình trạng bao bì.
Thời gian lưu kho.
Hàng trả về.
Hàng dễ vỡ.
Hàng giá trị cao.

Kho thương mại điện tử

Đặc điểm là số lượng mã hàng lớn và tốc độ xuất nhập cao.

Cần chú trọng:

Mã sản phẩm.
Vị trí.
Đóng gói.
Chống thất thoát.
Kiểm kê.

Kho thực phẩm

Cần chú trọng:

Vệ sinh.
Nhiệt độ.
Độ ẩm.
Côn trùng.
Hạn sử dụng.

Bảo quản hàng hóa trong kho cho doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải đầu tư hệ thống kho quá phức tạp.

Có thể bắt đầu từ những việc cơ bản:

Phân loại hàng.
Sắp xếp theo khu vực.
Sử dụng pallet.
Đặt mã vị trí.
Kiểm tra định kỳ.
Theo dõi tồn kho.
Kiểm soát nước và độ ẩm.
Phòng chống côn trùng.
Kiểm soát nguồn điện.
Chuẩn bị phương án xử lý khi có sự cố.

Khi lượng hàng tăng, doanh nghiệp có thể từng bước đầu tư thêm phần mềm, barcode, camera và thiết bị kiểm soát môi trường.

Bảo quản hàng hóa trong kho hiệu quả cần kết hợp con người và công nghệ

Công nghệ giúp giảm sai sót nhưng nhân viên vẫn đóng vai trò quan trọng.

Nhân viên kho cần được hướng dẫn:

Cách xếp hàng.
Cách sử dụng xe nâng.
Cách nhận diện hàng hư.
Cách xử lý hàng dễ vỡ.
Cách phòng cháy.
Cách xử lý khi phát hiện nước.
Cách báo cáo bất thường.

Doanh nghiệp nên có nội quy và hướng dẫn bằng văn bản để nhân viên thực hiện thống nhất.

Làm thế nào để xây dựng tiêu chuẩn bảo quản hàng hóa trong kho?

Có thể xây dựng theo 6 nhóm:

Nhóm 1: Đặc tính hàng hóa

Hàng chịu nhiệt, hàng nhạy ẩm, hàng dễ vỡ, hàng dễ cháy, hàng có hạn sử dụng.

Nhóm 2: Điều kiện kho

Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió.

Nhóm 3: Cách xếp

Pallet, kệ, chiều cao, khoảng cách.

Nhóm 4: Kiểm tra

Tần suất và người chịu trách nhiệm.

Nhóm 5: An toàn

PCCC, điện, ngập nước, an ninh.

Nhóm 6: Xử lý bất thường

Hàng hỏng, hàng ướt, hàng mốc, hàng thiếu, hàng có nguy cơ mất an toàn.

Càng cụ thể, quy trình càng dễ áp dụng.

Bảo quản hàng hóa trong kho – câu hỏi thường gặp

Bảo quản hàng hóa trong kho gồm những công việc gì?

Bao gồm phân loại, sắp xếp, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, côn trùng, bao bì, kiểm tra hàng, phòng cháy và phòng ngừa các rủi ro khác.

Có nên đặt hàng trực tiếp xuống nền kho?

Không nên đối với nhiều nhóm hàng. Sử dụng pallet hoặc kệ giúp hạn chế tiếp xúc với nền và hỗ trợ việc kiểm tra, vận chuyển.

Vì sao hàng trong kho bị mốc?

Một số nguyên nhân có thể liên quan đến độ ẩm cao, nước thấm, bao bì ẩm, thông gió kém hoặc thời gian lưu kho dài.

Hàng hóa có cần kiểm tra mỗi ngày không?

Tần suất phụ thuộc loại hàng và mức độ rủi ro. Các khu vực nhạy cảm nên được kiểm tra thường xuyên.

Có nên dùng FIFO cho tất cả hàng hóa?

FIFO phù hợp với nhiều loại hàng nhưng không phải lúc nào cũng là nguyên tắc duy nhất. Với hàng có hạn sử dụng, FEFO có thể phù hợp hơn.

Kho hàng có cần mua bảo hiểm không?

Doanh nghiệp có thể đánh giá nhu cầu bảo hiểm dựa trên giá trị hàng hóa và các rủi ro tại địa điểm lưu kho. Phạm vi bảo hiểm cần được xác định cụ thể theo hợp đồng.

Hàng hóa bị cháy trong kho có được bảo hiểm không?

Việc giải quyết bồi thường phụ thuộc vào loại hình bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm, nguyên nhân tổn thất và các điều khoản liên quan.

Hàng hóa trong kho bị ngập có được bồi thường không?

Cần căn cứ hợp đồng bảo hiểm cụ thể, loại tài sản được bảo hiểm và phạm vi rủi ro được bảo hiểm.

Bảo quản hàng hóa trong kho là một phần của quản trị rủi ro

Một doanh nghiệp có hàng tồn kho trị giá vài tỷ, vài chục tỷ hoặc lớn hơn không nên chỉ xem kho là nơi chứa hàng.

Kho chính là một tài sản quan trọng trong chuỗi cung ứng.

Một sự cố lớn có thể đồng thời gây:

Mất hàng.
Mất doanh thu.
Gián đoạn sản xuất.
Chậm giao hàng.
Mất khách hàng.
Tăng chi phí vận chuyển.
Tăng chi phí khắc phục.

Do đó, doanh nghiệp cần nhìn công tác bảo quản hàng hóa trong kho ở góc độ tổng thể.

Có thể xây dựng hệ thống gồm:

Bảo quản → Phòng ngừa → Kiểm soát → Bảo hiểm → Ứng phó → Khôi phục.

Kết luận

Bảo quản hàng hóa trong kho không chỉ là việc sắp xếp hàng hóa ngay ngắn mà là một hệ thống gồm nhiều hoạt động từ phân loại, bố trí vị trí, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, côn trùng, bao bì cho đến phòng chống cháy nổ, ngập nước và kiểm tra định kỳ.

Mỗi nhóm hàng có đặc tính khác nhau nên không thể áp dụng một phương pháp bảo quản giống nhau cho tất cả.

Doanh nghiệp cần xác định:

Hàng hóa là gì?
Điều kiện bảo quản như thế nào?
Nhiệt độ và độ ẩm ra sao?
Có cần kho lạnh hay không?
Hàng có dễ cháy không?
Hàng có nhạy cảm với nước không?
Có hạn sử dụng không?
Nên áp dụng FIFO hay FEFO?
Xếp trên pallet hay kệ?
Kiểm tra với tần suất nào?
Phương án xử lý khi hàng bị hư hỏng ra sao?

Bên cạnh đó, với kho có giá trị hàng hóa lớn, doanh nghiệp nên đánh giá thêm những rủi ro như cháy, nổ, ngập nước, thiên tai và các sự cố bất ngờ khác để xây dựng phương án quản trị rủi ro phù hợp.

Bảo quản hàng hóa tốt giúp hạn chế tổn thất ngay từ đầu. Bảo hiểm phù hợp có thể là một lớp bảo vệ tài chính bổ sung khi xảy ra những rủi ro thuộc phạm vi bảo hiểm.

Thông tin tư vấn bảo hiểm kho hàng và hàng hóa

Nếu doanh nghiệp đang lưu trữ lượng hàng hóa lớn tại nhà kho, nhà xưởng, kho logistics hoặc trung tâm phân phối và cần tìm hiểu về giải pháp bảo hiểm tài sản, hàng hóa trong kho, có thể liên hệ:

PJICO Sài Gòn
186 Điện Biên Phủ, phường Xuân Hòa, TP HCM
Hotline: 0932 377 138

Khi tư vấn, nên cung cấp thông tin về địa điểm kho, loại hàng hóa, giá trị hàng, diện tích kho, kết cấu nhà kho và các rủi ro đặc thù để có cơ sở xem xét phạm vi bảo hiểm phù hợp.