Hệ thống quản lý hàng tồn kho: Quy trình và cách quản lý hiệu quả

Hệ thống quản lý hàng tồn kho: Cách xây dựng và vận hành hiệu quả

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác lượng hàng đang có, hàng đã nhập, hàng đã xuất, hàng đang chờ xử lý, hàng tồn lâu ngày và giá trị hàng hóa tại từng thời điểm.

Đối với doanh nghiệp thương mại, sản xuất, phân phối, logistics hoặc bán lẻ, hàng tồn kho thường chiếm một lượng vốn đáng kể. Nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thiếu hàng, tồn quá nhiều, thất thoát, sai lệch số liệu, hàng hết hạn hoặc vốn bị đọng trong kho.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho: Quy trình và cách quản lý hiệu quả

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho được xây dựng tốt không chỉ trả lời câu hỏi “còn bao nhiêu hàng?” mà còn phải giúp doanh nghiệp biết:

Hàng đang nằm ở đâu?
Nhập từ khi nào?
Xuất cho đơn hàng nào?
Lô hàng nào còn tồn?
Hàng nào sắp hết?
Hàng nào tồn quá lâu?
Giá trị tồn kho hiện tại bao nhiêu?
Hàng nào đang bị chậm luân chuyển?
Số liệu thực tế có khớp với hệ thống không?
Khi nào cần nhập thêm hàng?

Với doanh nghiệp có lượng hàng lớn, việc quản lý bằng sổ sách hoặc bảng tính đơn giản có thể dần trở nên khó kiểm soát. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển sang xây dựng hệ thống quản lý tồn kho kết hợp giữa quy trình, nhân sự, mã hàng, dữ liệu và phần mềm.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là tập hợp các quy trình, công cụ, dữ liệu và phương pháp được doanh nghiệp sử dụng để theo dõi, kiểm soát và tối ưu lượng hàng hóa tồn trong kho.

Một hệ thống có thể bao gồm:

Danh mục hàng hóa.
Mã sản phẩm.
Mã SKU.
Mã lô.
Mã vị trí.
Phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho.
Phiếu điều chuyển.
Phiếu trả hàng.
Kiểm kê.
Theo dõi tồn kho.
Báo cáo tồn.
Cảnh báo tồn thấp.
Theo dõi hạn sử dụng.
Quản lý hàng lỗi.
Phân quyền người dùng.
Phần mềm quản lý kho.

Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống thủ công, Excel hoặc phần mềm chuyên dụng.

Điểm quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp dùng công cụ nào mà ở khả năng kiểm soát dữ liệu và hạn chế sai lệch giữa tồn kho thực tế với số liệu trên hệ thống.

Vì sao doanh nghiệp cần hệ thống quản lý hàng tồn kho?

Nếu doanh nghiệp có ít mặt hàng và số lượng giao dịch nhỏ, việc quản lý tương đối đơn giản.

Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, số lượng:

Mã hàng.
Nhà cung cấp.
Khách hàng.
Kho.
Đơn hàng.
Lô hàng.
Nhân viên.
Điểm bán.

tăng lên, việc kiểm soát bằng phương pháp thủ công trở nên khó khăn.

Một hệ thống quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp giảm tình trạng:

Nhập sai số lượng.
Xuất nhầm hàng.
Không biết vị trí hàng.
Tồn kho âm.
Mất hàng.
Hàng tồn quá lâu.
Hàng hết hạn.
Nhập hàng quá nhiều.
Thiếu hàng.
Sai lệch giữa sổ sách và thực tế.

Đồng thời, dữ liệu tồn kho còn hỗ trợ bộ phận mua hàng, bán hàng, kế toán và ban lãnh đạo đưa ra quyết định.

Mục tiêu của hệ thống quản lý hàng tồn kho

Một hệ thống tồn kho hiệu quả thường hướng đến các mục tiêu:

Kiểm soát số lượng

Biết chính xác số lượng từng mặt hàng.

Kiểm soát vị trí

Biết hàng đang nằm tại kho nào, khu vực nào, kệ nào.

Kiểm soát thời gian

Biết hàng nhập từ thời điểm nào và đã lưu kho bao lâu.

Kiểm soát giá trị

Biết giá trị hàng tồn kho theo từng nhóm.

Kiểm soát tốc độ luân chuyển

Xác định hàng bán nhanh, bán chậm hoặc tồn lâu.

Hạn chế thất thoát

Phát hiện chênh lệch giữa dữ liệu và thực tế.

Hỗ trợ mua hàng

Xác định thời điểm cần nhập bổ sung.

Hỗ trợ bán hàng

Biết hàng có sẵn để đáp ứng đơn hàng hay không.

Các thành phần của hệ thống quản lý hàng tồn kho

Một hệ thống có thể được chia thành nhiều thành phần.

Danh mục hàng hóa

Mỗi sản phẩm cần có thông tin nhận diện rõ ràng.

Có thể bao gồm:

Tên hàng.
Mã hàng.
Nhóm hàng.
Đơn vị tính.
Quy cách.
Thương hiệu.
Nhà cung cấp.
Giá nhập.
Giá bán.
Trọng lượng.
Kích thước.

Đối với hàng đặc thù, có thể bổ sung:

Số serial.
Số lô.
Ngày sản xuất.
Hạn sử dụng.

Mã hàng và SKU trong quản lý tồn kho

Một hệ thống tốt cần có cách đặt mã hàng thống nhất.

Ví dụ doanh nghiệp bán điện thoại có thể quy định mã theo:

Thương hiệu – dòng sản phẩm – phiên bản – màu – dung lượng.

Nhờ đó, mỗi biến thể có một mã riêng.

Việc mã hóa giúp:

Tìm hàng nhanh.
Giảm nhầm lẫn.
Kiểm kê thuận tiện.
Quét mã tự động.
Theo dõi lịch sử giao dịch.

Không nên đặt mã tùy tiện hoặc thay đổi liên tục vì có thể làm dữ liệu lịch sử bị phân tán.

Quản lý nhiều kho trong cùng một hệ thống

Doanh nghiệp phát triển có thể có:

Kho tổng.
Kho chi nhánh.
Kho nguyên vật liệu.
Kho thành phẩm.
Kho hàng trả về.
Kho hàng lỗi.
Kho trung chuyển.

Nếu mỗi kho quản lý bằng một bảng dữ liệu riêng, việc tổng hợp rất dễ phát sinh sai lệch.

Hệ thống tập trung có thể giúp theo dõi:

Tổng tồn = Tồn kho A + Tồn kho B + Tồn kho C...

Đồng thời có thể kiểm tra lượng hàng theo từng địa điểm.

Quản lý tồn kho theo vị trí

Ngoài mã hàng, doanh nghiệp nên quản lý mã vị trí.

Ví dụ:

Kho A.
Dãy A01.
Kệ A01-02.
Tầng 03.
Ô 05.

Khi nhập hàng, hệ thống ghi nhận hàng vào vị trí cụ thể.

Khi xuất hàng, nhân viên biết cần lấy hàng ở đâu.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với kho có diện tích lớn.

Quản lý hàng tồn kho theo lô

Đối với một số loại hàng, số lượng không phải thông tin duy nhất.

Doanh nghiệp cần biết hàng thuộc lô nào.

Quản lý theo lô giúp theo dõi:

Ngày nhập.
Nhà cung cấp.
Ngày sản xuất.
Hạn sử dụng.
Số lượng.
Khách hàng đã nhận.

Trong trường hợp phát hiện một lô hàng có vấn đề, doanh nghiệp có thể truy xuất thông tin nhanh hơn.

Quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng

Đối với thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm hoặc những sản phẩm có hạn sử dụng, đây là chức năng rất quan trọng.

Hệ thống có thể theo dõi:

Hạn còn 180 ngày.
Hạn còn 90 ngày.
Hạn còn 30 ngày.
Hàng đã hết hạn.

Doanh nghiệp có thể thiết lập cảnh báo để bộ phận liên quan xử lý.

FIFO và FEFO trong hệ thống quản lý tồn kho

FIFO

FIFO là nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Hệ thống cần ghi nhận thời điểm nhập để hỗ trợ việc lựa chọn hàng phù hợp khi xuất.

FEFO

FEFO ưu tiên hàng có hạn sử dụng gần hơn được xuất trước.

Phương pháp này phù hợp với hàng có hạn sử dụng.

Một hệ thống tốt có thể hỗ trợ nhân viên xác định lô hàng cần xuất thay vì để nhân viên tự lựa chọn hoàn toàn bằng cảm tính.

Quy trình nhập kho trong hệ thống quản lý hàng tồn kho

Khi hàng về kho, dữ liệu cần được ghi nhận.

Quy trình có thể gồm:

Bước 1: Tạo yêu cầu nhập

Xác định:

Nhà cung cấp.
Đơn hàng.
Mặt hàng.
Số lượng.

Bước 2: Tiếp nhận

Nhân viên kho kiểm tra hàng thực tế.

Bước 3: Đối chiếu

So sánh hàng thực tế với chứng từ.

Bước 4: Kiểm tra chất lượng

Nếu cần, kiểm tra tình trạng sản phẩm.

Bước 5: Xác nhận nhập

Ghi nhận số lượng thực tế.

Bước 6: Đưa hàng vào vị trí

Hàng được phân bổ đến khu vực lưu trữ.

Bước 7: Cập nhật tồn

Số lượng tồn trên hệ thống được cập nhật.

Quy trình xuất kho trên hệ thống

Khi có đơn hàng, hệ thống cần xác định:

Hàng nào cần xuất.
Số lượng bao nhiêu.
Hàng ở kho nào.
Vị trí nào.
Lô nào.
Hạn sử dụng nào.

Sau khi nhân viên lấy hàng, cần xác nhận thực xuất.

Hệ thống sau đó cập nhật lượng tồn.

Điều này giúp tránh tình trạng:

Đã xuất thực tế nhưng hệ thống vẫn báo còn hàng.

Quản lý điều chuyển hàng giữa các kho

Doanh nghiệp có nhiều kho thường phát sinh điều chuyển.

Ví dụ:

Kho A có 1.000 sản phẩm.

Kho B thiếu 300 sản phẩm.

Doanh nghiệp chuyển 300 sản phẩm từ A sang B.

Hệ thống cần ghi nhận:

Kho xuất.
Kho nhận.
Mã hàng.
Số lượng.
Người thực hiện.
Thời gian.
Tình trạng giao nhận.

Sau điều chuyển:

Tồn kho A giảm 300.

Tồn kho B tăng 300.

Nếu không ghi nhận đầy đủ, tổng tồn của doanh nghiệp có thể vẫn đúng nhưng tồn từng kho sẽ sai.

Quản lý hàng trả về

Hàng trả về cần được xử lý riêng.

Không nên đưa ngay vào tồn bán được.

Hàng trả về có thể được phân loại:

Còn nguyên.
Có thể bán lại.
Cần kiểm tra.
Hư hỏng.
Chờ bảo hành.
Không thể sử dụng.

Hệ thống nên có trạng thái riêng cho từng nhóm.

Quản lý hàng lỗi và hàng hư hỏng

Một trong những lỗi phổ biến là vẫn tính hàng lỗi vào lượng hàng có thể bán.

Ví dụ:

Kho có 1.000 sản phẩm.

Trong đó:

900 sản phẩm đạt.
50 sản phẩm lỗi.
50 sản phẩm chờ kiểm tra.

Nếu hệ thống chỉ ghi “tồn 1.000”, bộ phận bán hàng có thể hiểu nhầm rằng có 1.000 sản phẩm sẵn sàng giao.

Do đó, nên phân biệt:

Tồn vật lý – tồn khả dụng – tồn chờ xử lý.

Tồn kho khả dụng là gì?

Tồn kho khả dụng là lượng hàng thực tế có thể sử dụng hoặc bán sau khi loại trừ những lượng hàng đang:

Giữ cho đơn hàng.
Chờ xuất.
Hỏng.
Chờ kiểm tra.
Bị khóa.
Đã phân bổ.

Ví dụ:

Tồn thực tế: 1.000.

Đã giữ cho đơn hàng: 200.

Hàng lỗi: 50.

Tồn khả dụng có thể chỉ còn 750.

Đây là chỉ số quan trọng đối với hoạt động bán hàng.

Quản lý hàng tồn kho tối thiểu

Doanh nghiệp cần xác định mức tồn tối thiểu đối với những mặt hàng quan trọng.

Khi lượng tồn giảm xuống dưới mức này, hệ thống có thể cảnh báo.

Ví dụ:

Mức tồn tối thiểu: 100 sản phẩm.

Tồn hiện tại: 85.

Hệ thống phát cảnh báo:

Hàng sắp hết – cần xem xét nhập bổ sung.

Cách làm này giúp giảm nguy cơ thiếu hàng.

Tồn kho tối đa

Không chỉ thiếu hàng mới là vấn đề.

Tồn quá nhiều cũng gây:

Đọng vốn.
Tăng chi phí kho.
Tăng chi phí bảo quản.
Tăng nguy cơ hư hỏng.
Tăng nguy cơ lỗi thời.
Tăng nguy cơ hết hạn.

Doanh nghiệp có thể xác định mức tồn tối đa cho từng nhóm sản phẩm.

Điểm đặt hàng lại trong hệ thống tồn kho

Điểm đặt hàng lại là mức tồn mà doanh nghiệp bắt đầu xem xét nhập thêm.

Việc xác định điểm đặt hàng lại có thể dựa trên:

Tốc độ bán.
Thời gian nhà cung cấp giao hàng.
Mức tồn an toàn.
Mùa vụ.
Nhu cầu dự kiến.

Ví dụ, nếu một mặt hàng bán trung bình 20 sản phẩm/ngày và nhà cung cấp cần khoảng 10 ngày để giao, doanh nghiệp phải tính đến nhu cầu trong khoảng thời gian chờ hàng.

Tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn là lượng hàng dự phòng nhằm giảm nguy cơ thiếu hàng khi nhu cầu tăng hoặc nguồn cung bị chậm.

Không nên đặt tồn kho an toàn giống nhau cho tất cả sản phẩm.

Hàng bán nhanh hoặc khó nhập lại có thể cần mức dự phòng khác với hàng bán chậm và dễ mua.

Hệ thống cảnh báo hàng tồn kho

Một hệ thống hiện đại có thể tạo nhiều loại cảnh báo:

Hàng sắp hết.
Hàng tồn quá lâu.
Hàng sắp hết hạn.
Hàng đã hết hạn.
Tồn kho âm.
Chênh lệch kiểm kê.
Nhập vượt mức.
Xuất vượt tồn.
Hàng bị khóa.
Hàng không có giao dịch trong thời gian dài.

Cảnh báo giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản lý “phát hiện sau khi xảy ra” sang “chủ động xử lý”.

Báo cáo hàng tồn kho

Báo cáo là thành phần quan trọng của hệ thống.

Một số báo cáo thường được sử dụng:

Báo cáo nhập xuất tồn

Cho biết:

Tồn đầu kỳ.
Nhập trong kỳ.
Xuất trong kỳ.
Tồn cuối kỳ.

Báo cáo tồn theo kho

Cho biết lượng hàng tại từng địa điểm.

Báo cáo tồn theo mã hàng

Cho biết lượng tồn của từng sản phẩm.

Báo cáo hàng tồn lâu

Xác định những sản phẩm ít luân chuyển.

Báo cáo hàng sắp hết hạn

Đặc biệt hữu ích với hàng có hạn sử dụng.

Báo cáo hàng tồn có giá trị cao

Giúp doanh nghiệp tập trung kiểm soát nhóm tài sản quan trọng.

Kiểm kê trong hệ thống quản lý hàng tồn kho

Kiểm kê là bước đối chiếu giữa:

Số liệu trên hệ thống ↔ số lượng thực tế.

Doanh nghiệp có thể thực hiện:

Kiểm kê toàn bộ.
Kiểm kê định kỳ.
Kiểm kê theo nhóm.
Kiểm kê theo vị trí.
Kiểm kê đột xuất.

Khi phát hiện chênh lệch, cần tìm nguyên nhân thay vì chỉ sửa số liệu.

Nguyên nhân khiến tồn kho bị lệch

Một số nguyên nhân phổ biến:

Nhập sai số lượng.
Xuất thiếu ghi nhận.
Xuất nhưng chưa cập nhật.
Nhập nhưng chưa cập nhật.
Nhầm mã hàng.
Nhầm đơn vị tính.
Điều chuyển chưa hoàn tất.
Hàng hư hỏng chưa tách.
Hàng trả về chưa cập nhật.
Thất thoát.
Sai sót khi kiểm kê.

Việc phân tích nguyên nhân giúp doanh nghiệp cải thiện hệ thống.

Phân quyền trong hệ thống quản lý hàng tồn kho

Không phải nhân viên nào cũng nên có quyền sửa dữ liệu.

Có thể phân quyền:

Nhân viên kho

Nhập.
Xuất.
Kiểm kê.
Xem tồn.

Quản lý kho

Duyệt phiếu.
Điều chỉnh.
Kiểm tra báo cáo.

Bộ phận mua hàng

Xem tồn.
Theo dõi nhu cầu.
Tạo đề nghị nhập.

Kế toán

Theo dõi giá trị.
Đối chiếu chứng từ.

Ban lãnh đạo

Xem báo cáo tổng hợp.

Phân quyền tốt giúp hạn chế việc sửa dữ liệu tùy tiện.

Barcode trong hệ thống quản lý hàng tồn kho

Barcode giúp nhận diện hàng hóa nhanh.

Thay vì nhập thủ công mã hàng, nhân viên có thể quét mã.

Lợi ích:

Giảm nhập sai.
Tăng tốc độ xử lý.
Dễ kiểm kê.
Theo dõi lịch sử giao dịch.

Barcode phù hợp với nhiều mô hình kho có số lượng giao dịch lớn.

Xem thêm: bảo hiểm cháy nổ kho hàng ở tphcm

QR Code trong quản lý tồn kho

QR Code có thể chứa hoặc liên kết đến nhiều thông tin hơn tùy hệ thống.

Có thể ứng dụng để:

Xác định hàng.
Xác định vị trí.
Truy xuất lô.
Kiểm tra thông tin.
Kiểm kê.

Doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ dựa trên quy mô và nhu cầu thực tế.

RFID và hệ thống quản lý hàng tồn kho

RFID là công nghệ nhận diện bằng sóng vô tuyến.

Trong những hệ thống lớn, RFID có thể hỗ trợ nhận diện nhiều đối tượng nhanh hơn trong một số tình huống.

Tuy nhiên, chi phí đầu tư và yêu cầu hạ tầng thường cao hơn so với barcode.

Doanh nghiệp nên cân nhắc hiệu quả thực tế trước khi đầu tư.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng Excel

Excel vẫn được nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng.

Ưu điểm:

Dễ tiếp cận.
Chi phí thấp.
Có thể tùy chỉnh.
Phù hợp với lượng dữ liệu nhỏ.

Nhược điểm:

Dễ nhập sai.
Dễ tạo nhiều phiên bản file.
Khó kiểm soát nhiều người cùng chỉnh sửa.
Khó quản lý nhiều kho.
Khó tự động hóa.
Khó truy xuất lịch sử nếu quản lý không tốt.

Excel có thể phù hợp ở giai đoạn đầu nhưng doanh nghiệp cần đánh giá khi dữ liệu tăng.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý tồn kho có thể tự động hóa nhiều công việc.

Một hệ thống có thể hỗ trợ:

Danh mục hàng.
Nhập kho.
Xuất kho.
Điều chuyển.
Kiểm kê.
Báo cáo.
Barcode.
Quản lý lô.
Hạn sử dụng.
Phân quyền.
Cảnh báo.

Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm dựa trên quy mô thực tế thay vì chỉ dựa vào số lượng tính năng.

Tiêu chí lựa chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xác định:

Quy mô hàng hóa

Có bao nhiêu mã hàng?

Số lượng kho

Một kho hay nhiều kho?

Tần suất giao dịch

Một ngày có bao nhiêu giao dịch nhập xuất?

Đặc tính hàng

Có cần quản lý lô, serial hoặc hạn sử dụng không?

Nhu cầu tích hợp

Có cần kết nối với:

Kế toán.
Bán hàng.
Thương mại điện tử.
ERP.
Vận chuyển.

hay không?

Khả năng mở rộng

Hệ thống có đáp ứng được khi doanh nghiệp tăng quy mô không?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp thương mại thường nhập hàng từ nhà cung cấp rồi bán lại.

Các chức năng quan trọng gồm:

Theo dõi tồn theo SKU.
Quản lý nhiều nhà cung cấp.
Theo dõi giá nhập.
Quản lý đơn hàng.
Kiểm soát hàng bán chạy.
Cảnh báo hàng sắp hết.
Theo dõi hàng chậm bán.

Dữ liệu tồn kho cần được cập nhật nhanh để bộ phận bán hàng biết lượng hàng thực tế.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho cho nhà máy

Nhà máy có thể phải quản lý:

Nguyên vật liệu.
Bán thành phẩm.
Thành phẩm.
Vật tư.
Phụ tùng.
Bao bì.

Do đó, hệ thống phức tạp hơn kho thương mại thông thường.

Cần phân biệt rõ:

Nguyên liệu → sản xuất → bán thành phẩm → thành phẩm → xuất kho.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho cho kho logistics

Kho logistics có đặc điểm là hàng có thể thuộc về nhiều khách hàng khác nhau.

Hệ thống cần quản lý:

Chủ hàng.
Mã hàng.
Lô.
Vị trí.
Ngày nhập.
Ngày xuất.
Trạng thái.
Dịch vụ kho.

Đặc biệt cần tránh nhầm hàng giữa các khách hàng.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho cho siêu thị và bán lẻ

Mô hình bán lẻ có số lượng giao dịch lớn.

Hệ thống cần cập nhật tồn kho nhanh theo:

Điểm bán.
Mã sản phẩm.
Ca bán hàng.
Khuyến mại.
Hàng trả.
Hàng hỏng.

Đối với hàng thực phẩm, quản lý hạn sử dụng cũng rất quan trọng.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho cho cửa hàng nhỏ

Cửa hàng nhỏ có thể bắt đầu từ một hệ thống đơn giản:

Danh mục hàng.
Mã hàng.
Nhập.
Xuất.
Tồn.
Kiểm kê.
Cảnh báo hết hàng.

Khi số lượng sản phẩm tăng, có thể bổ sung barcode và phần mềm.

Không nên xây dựng hệ thống quá phức tạp khi nhu cầu thực tế còn nhỏ.

Chỉ số KPI trong quản lý hàng tồn kho

Doanh nghiệp có thể theo dõi một số KPI.

Vòng quay hàng tồn kho

Cho biết tốc độ luân chuyển hàng.

Vòng quay thấp có thể là dấu hiệu hàng lưu kho lâu, nhưng cần phân tích theo ngành.

Tỷ lệ hết hàng

Cho biết mức độ thường xuyên doanh nghiệp không có hàng để đáp ứng nhu cầu.

Tỷ lệ sai lệch kiểm kê

So sánh số lượng thực tế với số liệu hệ thống.

Tỷ lệ hàng tồn lâu

Theo dõi lượng hàng không luân chuyển trong thời gian dài.

Giá trị tồn kho

Theo dõi tổng vốn đang nằm trong hàng hóa.

Làm thế nào để giảm hàng tồn kho?

Giảm tồn kho không có nghĩa là đưa tồn kho về mức thấp nhất.

Nếu tồn quá thấp, doanh nghiệp có thể thiếu hàng.

Cần tìm mức cân bằng.

Một số giải pháp:

Phân tích hàng bán nhanh.
Phân tích hàng bán chậm.
Điều chỉnh điểm đặt hàng.
Tối ưu lượng nhập.
Xử lý hàng tồn lâu.
Dự báo nhu cầu.
Kiểm soát hàng theo mùa.
Theo dõi nhà cung cấp.

Làm thế nào để giảm thất thoát hàng tồn kho?

Doanh nghiệp có thể áp dụng:

Phân quyền.
Camera.
Barcode.
Kiểm kê định kỳ.
Kiểm kê đột xuất.
Kiểm soát xuất nhập.
Niêm phong.
Quản lý người ra vào.
Đối chiếu chứng từ.
Theo dõi hàng giá trị cao.

Quan trọng nhất là phải xác định được ai – khi nào – thao tác gì – với số lượng bao nhiêu.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho và an toàn kho

Quản lý số lượng không thể tách rời quản lý an toàn.

Kho có thể chứa hàng hóa trị giá rất lớn và chịu các rủi ro:

Cháy.
Nổ.
Ngập nước.
Mưa bão.
Hư hỏng.
Mất cắp.
Va đập.
Sự cố điện.

Do đó, hệ thống quản lý tồn kho nên kết hợp với các quy trình an toàn kho.

Đặc biệt, nhóm hàng có giá trị lớn hoặc dễ cháy cần được nhận diện rõ để có biện pháp kiểm soát phù hợp.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho và bảo hiểm hàng hóa

Dữ liệu tồn kho còn có ý nghĩa trong quản trị rủi ro tài sản.

Doanh nghiệp cần biết:

Tổng giá trị hàng trong kho.
Giá trị theo từng kho.
Giá trị theo từng nhóm hàng.
Giá trị hàng có rủi ro cao.
Biến động giá trị tồn kho theo thời gian.

Những thông tin này có thể hỗ trợ doanh nghiệp khi đánh giá nhu cầu bảo hiểm tài sản hoặc hàng hóa.

Nếu doanh nghiệp có lượng hàng lớn, có thể tìm hiểu các giải pháp bảo hiểm hàng hóa trong kho, bảo hiểm tài sản kho hàng hoặc các phạm vi bảo hiểm phù hợp.

Khi tham gia bảo hiểm, cần xác định rõ:

Địa điểm bảo hiểm.
Đối tượng bảo hiểm.
Giá trị hàng hóa.
Loại hàng.
Rủi ro được bảo hiểm.
Điều khoản loại trừ.
Mức miễn thường nếu có.
Nghĩa vụ khi xảy ra tổn thất.

Hệ thống quản lý tồn kho càng chính xác thì doanh nghiệp càng dễ nắm được giá trị tài sản đang lưu trữ.

Khi kho xảy ra cháy, hệ thống tồn kho có vai trò gì?

Nếu xảy ra sự cố lớn như cháy kho, dữ liệu tồn kho có thể giúp doanh nghiệp xác định:

Có những loại hàng nào.
Số lượng trước sự cố.
Vị trí hàng.
Giá trị hàng.
Lô hàng.
Hàng đã xuất.
Hàng đang tồn.

Tuy nhiên, dữ liệu phần mềm cần được sao lưu và bảo vệ.

Không nên để toàn bộ dữ liệu quản lý tồn kho chỉ tồn tại trên một máy tính đặt ngay tại kho.

Sao lưu dữ liệu hệ thống quản lý hàng tồn kho

Doanh nghiệp nên có phương án sao lưu phù hợp.

Có thể bao gồm:

Sao lưu định kỳ.
Lưu trữ dự phòng.
Phân quyền truy cập.
Bảo vệ tài khoản.
Lưu lịch sử thay đổi.

Mục tiêu là khi máy tính hoặc thiết bị tại kho gặp sự cố, doanh nghiệp vẫn có khả năng khôi phục dữ liệu.

Các lỗi khi xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho

Quản lý quá nhiều mã trùng nhau

Một sản phẩm nhưng có nhiều mã khiến dữ liệu phân tán.

Không chuẩn hóa đơn vị tính

Ví dụ nhập theo thùng nhưng xuất theo chiếc mà không quy định rõ quy đổi.

Không quản lý hàng lỗi

Khiến tồn khả dụng không chính xác.

Không quản lý lô

Gây khó khăn trong truy xuất.

Không phân quyền

Nhân viên có thể sửa dữ liệu ngoài trách nhiệm.

Không kiểm kê

Dữ liệu hệ thống có thể ngày càng xa thực tế.

Không cập nhật ngay

Độ trễ dữ liệu khiến bộ phận bán hàng nhìn thấy lượng tồn không chính xác.

Cách xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho từ đầu

Doanh nghiệp có thể triển khai theo từng bước.

Bước 1: Thống kê toàn bộ hàng hóa

Lập danh mục đầy đủ.

Bước 2: Chuẩn hóa mã

Mỗi sản phẩm có mã riêng.

Bước 3: Chuẩn hóa đơn vị tính

Quy định chiếc, hộp, thùng, kg, mét...

Bước 4: Phân loại hàng

Theo nhóm và đặc tính.

Bước 5: Mã hóa kho

Đặt mã cho từng kho.

Bước 6: Mã hóa vị trí

Đặt mã kệ, dãy, tầng, ô.

Bước 7: Thiết lập quy trình

Quy định nhập, xuất, điều chuyển, trả hàng và kiểm kê.

Bước 8: Thiết lập phần mềm

Nhập dữ liệu ban đầu.

Bước 9: Phân quyền

Xác định quyền từng nhân viên.

Bước 10: Kiểm kê ban đầu

Đối chiếu dữ liệu thực tế trước khi vận hành.

Bước 11: Vận hành thử

Kiểm tra các tình huống thực tế.

Bước 12: Đánh giá

Điều chỉnh khi phát sinh lỗi.

Mô hình hệ thống quản lý hàng tồn kho đơn giản

Một hệ thống cơ bản có thể vận hành theo sơ đồ:

Nhập hàng

↓

Kiểm tra

↓

Ghi nhận hệ thống

↓

Đưa vào vị trí

↓

Tồn kho

↓

Đơn hàng

↓

Xuất kho

↓

Cập nhật tồn

↓

Kiểm kê

↓

Đối chiếu

↓

Báo cáo

Đây là vòng lặp liên tục trong hoạt động quản lý hàng tồn kho.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho cần kết nối với bộ phận nào?

Một hệ thống hiệu quả không nên hoạt động tách biệt hoàn toàn.

Có thể kết nối với:

Bộ phận mua hàng

Để biết khi nào cần nhập.

Bộ phận bán hàng

Để biết hàng sẵn có.

Kế toán

Để đối chiếu giá trị và chứng từ.

Sản xuất

Để biết nhu cầu nguyên liệu.

Logistics

Để theo dõi giao nhận.

Ban lãnh đạo

Để theo dõi tình hình tồn kho tổng thể.

Khi dữ liệu được kết nối, doanh nghiệp giảm việc nhập lại cùng một thông tin nhiều lần.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho có thay thế nhân viên kho không?

Không.

Phần mềm chỉ là công cụ.

Nhân viên vẫn cần:

Nhận hàng.
Kiểm tra.
Sắp xếp.
Đếm hàng.
Quét mã.
Xử lý hàng lỗi.
Kiểm kê.
Báo cáo bất thường.

Một hệ thống tốt nhưng nhân viên không tuân thủ quy trình vẫn có thể tạo ra sai lệch.

Vì vậy, ba yếu tố cần kết hợp là:

Con người + quy trình + công nghệ.

Xu hướng số hóa hệ thống quản lý hàng tồn kho

Ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển từ quản lý thủ công sang số hóa.

Một hệ thống có thể tiến tới:

Barcode.
QR Code.
RFID.
Phần mềm cloud.
Dashboard.
Cảnh báo tự động.
Tích hợp bán hàng.
Tích hợp kế toán.
Tích hợp vận chuyển.

Mục tiêu không phải sử dụng càng nhiều công nghệ càng tốt mà là giảm thao tác thủ công và tăng độ chính xác của dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý hàng tồn kho

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì?

Là tập hợp quy trình, dữ liệu, công cụ và phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng, vị trí, giá trị, tình trạng và luân chuyển hàng hóa.

Doanh nghiệp nhỏ có cần hệ thống quản lý tồn kho không?

Có thể cần, đặc biệt khi số lượng mã hàng và giao dịch tăng. Hệ thống ban đầu có thể đơn giản rồi mở rộng dần.

Có thể quản lý tồn kho bằng Excel không?

Có. Excel phù hợp với một số doanh nghiệp nhỏ, nhưng khi dữ liệu và số lượng người dùng tăng, doanh nghiệp có thể cần giải pháp chuyên dụng hơn.

Barcode có cần thiết không?

Không bắt buộc với mọi doanh nghiệp nhưng có thể giúp giảm thao tác nhập thủ công và hỗ trợ kiểm kê.

Tại sao phải quản lý hàng theo lô?

Quản lý theo lô giúp truy xuất nguồn gốc, theo dõi thời gian nhập và hỗ trợ xử lý khi một lô hàng phát sinh vấn đề.

FIFO và FEFO khác nhau thế nào?

FIFO ưu tiên hàng nhập trước xuất trước. FEFO ưu tiên hàng có hạn sử dụng gần hơn xuất trước.

Tồn kho khả dụng là gì?

Là lượng hàng có thể bán hoặc sử dụng sau khi loại trừ những hàng đã giữ cho đơn hàng, hàng lỗi, hàng chờ xử lý hoặc bị khóa.

Vì sao số liệu tồn kho bị lệch?

Có thể do sai sót nhập xuất, điều chuyển, hàng trả về, hàng hư hỏng, thất thoát hoặc kiểm kê không chính xác.

Có nên quản lý nhiều kho trên cùng hệ thống?

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho, quản lý tập trung có thể giúp theo dõi tổng tồn và tồn từng địa điểm thuận tiện hơn.

Hệ thống tồn kho có liên quan đến bảo hiểm hàng hóa không?

Dữ liệu tồn kho giúp doanh nghiệp xác định số lượng và giá trị hàng hóa đang lưu trữ, từ đó hỗ trợ đánh giá nhu cầu quản trị rủi ro và bảo hiểm phù hợp.

Kết luận

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một thành phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp có hàng hóa lưu trữ.

Một hệ thống hiệu quả cần kiểm soát được toàn bộ vòng đời của hàng:

Nhập → Kiểm tra → Lưu kho → Điều chuyển → Đặt hàng → Xuất → Trả hàng → Kiểm kê → Đối chiếu → Báo cáo.

Bên cạnh số lượng, doanh nghiệp nên quản lý thêm:

Mã hàng.
SKU.
Vị trí.
Lô.
Serial.
Hạn sử dụng.
Trạng thái hàng.
Tồn khả dụng.
Tồn tối thiểu.
Tồn tối đa.
Giá trị hàng.
Tốc độ luân chuyển.

Với doanh nghiệp nhỏ, có thể bắt đầu bằng Excel hoặc công cụ đơn giản. Khi quy mô tăng, có thể chuyển sang phần mềm quản lý kho, barcode, QR Code hoặc những giải pháp tự động hóa phù hợp.

Quan trọng nhất, công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi đi cùng quy trình rõ ràng, dữ liệu chuẩn hóa, nhân viên được đào tạo và kiểm kê thường xuyên.

Ngoài việc kiểm soát số lượng, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến rủi ro đối với hàng tồn kho. Một kho có lượng hàng trị giá lớn vẫn có thể đối mặt với cháy, ngập nước, thiên tai, hư hỏng hoặc những sự cố bất ngờ. Vì vậy, bên cạnh hệ thống quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể đánh giá thêm các biện pháp phòng ngừa và giải pháp bảo hiểm phù hợp.

Tư vấn bảo hiểm hàng hóa trong kho

Nếu doanh nghiệp đang có lượng hàng hóa lớn tại nhà kho, nhà xưởng, kho logistics hoặc trung tâm phân phối và muốn tìm hiểu thêm về bảo hiểm hàng hóa, tài sản kho hàng và các rủi ro liên quan, có thể liên hệ:

PJICO Sài Gòn
186 Điện Biên Phủ, phường Xuân Hòa, TP HCM
Hotline: 0932 377 138

Khi tư vấn, doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin về loại hàng, giá trị hàng tồn kho, địa điểm lưu trữ, diện tích kho, kết cấu kho và những rủi ro đặc thù để được xem xét phạm vi phù hợp.